Aufgrund einer krankheitsbedingten Absenz suchen wir ab sofort oder nach Vereinbarung eine engagierte, kaufmännisch versierte Persönlichkeit, die unseren Empfang und das Management in vielfältigen administrativen Aufgaben unterstützt.

Aufgaben

Bereich Empfang:

• Ansprechpartnerin für Geschäftspartnerinnen, Besucherinnen und Anruferinnen; Bedienung der Skype for Business-Telefonzentrale
• Empfang und Einweisung von Gästen, Kundinnen, Lieferantinnen und Kursteilnehmer*innen
• Führen der Besucherliste sowie Ausgabe und Rücknahme von Badges
• Verwaltung der firmeneigenen Poolfahrzeuge und Navigationsgeräte
• Pflege von E-Mail-Accounts und Aktualisieren der E-Mail-Verteilerlisten und Teams-Gruppen

Bereich Postbüro:

• Bearbeiten eingehender und Frankieren abgehender Postsendungen
• Vorbereitung von Sendungen für diverse Kurierdienste

Bereich Management Support:

• Travel Management: Einholen von Visa, Apostillen und Beglaubigungen; Koordination von Reiseprofilen und Buchungen für die Geschäftsleitung
• Unterstützung in organisatorischen und administrativen Tätigkeiten, z.B. Korrespondenz, Organisation von Sitzungen
• Verfassen und Veröffentlichen interner News sowie Pflege der Intranet-Seiten (Marketing, HR, ICT, QSHE)
• Administrative Unterstützung für unsere Academy bei der Organisation von Schulungen und Kursen

Profil

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bringen fundierte Berufserfahrung in Empfang und Management Support mit
• Sie überzeugen durch ein freundliches, professionelles Auftreten und exzellente Kommunikationsfähigkeiten
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich; Italienischkenntnisse sind von Vorteil
• Strukturiertes und sorgfältiges Arbeiten
• Sie sind vertraut mit den gängigen MS-Office-Anwendungen und verfügen idealerweise über Erfahrung mit Skype for Business und Sharepoint
• Auch in hektischen Situationen behalten Sie den Überblick und reagieren flexibel auf neue Aufgaben

Vorteile

• Herausfordernde, spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit
• Offene, kollegiale Unternehmenskultur
• Ein sehr motiviertes und kompetentes Team