Wir, die World Wide Job Agency, sind eine private Arbeitsvermittlung und agieren seit 2002 auf dem Arbeitsmarkt. Die World Wide Job Agency vermittelt nicht in Zeitarbeit! Sie benötigen, für die nachstehende Stellenausschreibung, keinen Vermittlungsgutschein der Agentur für Arbeit / Jobcenter! Unser Auftraggeber zahlt die Vermittlungsprovision! Für Sie ist die Vermittlung kostenfrei!! Für eine Steuerkanzleien in Chemnitz suchen wir eine Sekretär m/w/d in Vollzeit

Der Stelleninhaber trägt die Verantwortung für die eingehenden Telefongespräche in der Kanzlei. Zusätzlich dazu ist er/sie für Schriftverkehr und Zuarbeiten sowie die allgemeine Ordnung im Büro verantwortlich. Empfangstätigkeit / Repräsentanz in der Kanzlei am Empfang

Ihre Aufgaben:

• Annahme eingehender Telefongespräche und Weiterverbinden der Gespräche bzw. Koordination der notwendigen Kommunikation mit den Mandanten. Dokumentation der eingehenden Telefonate.
• Archivierung sämtlicher Dokumentenarten im Dokumentenmanagementsystem (DMS – papierarmes Büro).
• Systemeintragung von Fristen und Terminen. Pflege der Wiedervorlage.
• Erledigung von Schriftverkehr und Posteingang sowie Zuarbeiten (Bilanzen binden, Ordner anlegen, Musterordner bevorraten), Koordinierung vom Unterlagen- und Belegfluss zwischen Mandanten, Kanzlei und Finanzbehörden
• Erledigen von Mandantenkorrespondenz (z.B. Beleganforderungen, Rückfragen, Kurzmitteilungen, Rücksendungen) .
• Sicheres Tastaturschreiben
• Nach Möglichkeit Diktierfähigkeit (Textübernahme aus Diktiergerät)
• Verantwortlichkeit für die allgemeine Ordnung im Büro und separater Küche, Ein-/Ausräumen der Geschirrspülmaschine, Verantwortung für die allgemeine Pflege des Besprechungsraums und Bewirtung von Mandanten. Koordinierung der Büroreinigung.
• Pflege der zentralen Mandantenstammdaten (ZMSD).
• Terminvergabe mit Hilfe der MS-Outlook – Kanzleikalender unter Beachtung der Regeln für die Terminvergabe.
• Kopierarbeiten, Anlegen von Akten, Bestellung und Pflege des Büromaterialbestands. Überwachung und ggf. Austausch von Kopier- und Druckertoner sowie Papier.
• Mitarbeit in der Überwachung des Prozessablaufs "Neumandatsannahme" mit Hilfe von Datev Softwaretools (Vollmachten, Verträge u.a.).
• Erstellung von Sammelschreiben an Mandanten aus dem Datenbestand der zentralen Mandantenstammdaten (ZMSD).
• Mitarbeit bei der Weiterentwicklung der Kanzlei z.B. in den Bereichen Prozessabläufe, Qualitätsstandards.

Ihr Profil

• Kaufmännische und/oder serviceorientierte Ausbildung.
• Freundlicher Auftritt am Telefon und in der Kanzlei.
• Organisatorische Fähigkeiten, Hohes Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative.
• Kenntnisse in den MS-Office Produkten (Word, Excel,..) sowie Affinität zu komplexen EDV Spezialprogrammen (DATEV).
• Freundlicher Auftritt am Telefon und in der Kanzlei

Geboten wird:

• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• Modernes Arbeitsumfeld
• Sehr gute Entlohnung
• Verschiedene Benefits
• Freundliches und kompetentes Team

Sollten Sie sich von der Stellenausschreibung angesprochen fühlen, dann senden Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen / Lebenslauf an die angegebene Mailadresse zu (siehe Kontaktdaten). Sie haben auch die Möglichkeit unseren Personalfragebogen (Ihr "Wunschzettel") auf unserer Homepage (siehe (http://www.wwja.de) Angaben zur Bewerbung) auszufüllen und die Datenschutzerklärung zu bestätigen. Klicken Sie einfach dazu auf der Startseite den Button "Jetzt bewerben". Nach Erhalt dieser Unterlagen, setzen wir uns mit Ihnen in Verbindung und führen mit Ihnen ein Gespräch, wo wir Ihnen auch unseren Kunden benennen. Sollten Ihrerseits Fragen entstehen, können Sie jederzeit Herrn Baumgartl unter den angegebenen Rufnummern (siehe Kontaktdaten) kontaktieren. Bezüglich der besseren Lesbarkeit verzichten wir auf die geschlechtsspezifische Gleichstellung. Alle Personenbezeichnungen gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.