Im Auftrag eines jungen, stark wachsenden Unternehmens suche ich eine engagierte Executive Assistant (m/w/d), die Lust hat, Dinge aktiv voranzubringen und nah an unternehmerischen Entscheidungen zu arbeiten.

Du arbeitest gerne strukturiert, denkst voraus und möchtest Verantwortung übernehmen?

Du bist authentisch, bringst Energie mit und suchst eine Rolle, in der deine Arbeit wirklich etwas bewirkt?

Dann könnte diese Position sehr gut zu dir passen.

Mein Kunde ist ein junges Unternehmen in einer intensiven Wachstumsphase. Um dieses Wachstum weiter professionell zu begleiten, wird eine Executive Assistant gesucht, die den Gründer im Tagesgeschäft entlastet, Struktur schafft und für reibungslose Abläufe sorgt. Deine Arbeit hat dabei direkten Einfluss auf den Unternehmenserfolg.

Diese Rolle eignet sich besonders für Personen, die überwiegend vor Ort arbeiten möchten und sich perspektivisch in Richtung Executive‑ bzw. Management‑Support weiterentwickeln wollen.

Tasks

Deine Rolle

Als Assistenz arbeitest du eng mit dem Gründer zusammen und bist eine zentrale organisatorische und kommunikative Schnittstelle. In einem dynamischen Umfeld sorgst du für Klarheit, Struktur und Verbindlichkeit.

Deine Aufgaben

• Eigenständiges Kalender‑, Termin‑ und Inbox‑Management
• Organisation, Vor‑ und Nachbereitung von Meetings
• Strukturierung von To‑dos, Prioritäten und Follow‑ups
• Koordination interner und externer Ansprechpartner
• Reise‑ und Terminplanung
• Erstellung und Pflege von Unterlagen und Übersichten
• Unterstützung im operativen Tagesgeschäft
• Gelegentliches Mitwirken bei einfachen HR‑Themen (z. B. Terminabstimmungen, Bewerberkoordination)
• Optional: Übernahme kleiner Projekte oder Prozessverbesserungen – je nach Interesse und Entwicklung

Wichtig:

Dies ist keine klassische Assistenz „nach Zuruf“, sondern eine Rolle mit Eigenverantwortung, Weitblick und Gestaltungsspielraum – ideal für ein wachsendes Umfeld.

Requirements

Was du mitbringst

• Erste relevante Berufserfahrung (ca. 1–3 Jahre) in Assistenz, Office Management oder einer vergleichbaren Rolle
• Sehr gute Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise
• Proaktives Denken und eigenständiges Handeln
• Klare, freundliche und professionelle Kommunikation
• Sehr gute Deutsch‑ und gute Englischkenntnisse
• Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Bereitschaft, überwiegend vor Ort in Köln zu arbeiten
• Flexibilität und Freude an einem dynamischen Arbeitsumfeld

Du musst nicht alles perfekt beherrschen – entscheidend sind deine Haltung, dein Überblick und dein Wunsch, gemeinsam mit dem Unternehmen zu wachsen.

Benefits

Was dich erwartet (bei meinem Kunden)

• Enge, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Gründer
• Kurze Entscheidungswege und viel Gestaltungsspielraum
• Ein dynamisches Umfeld, in dem Prozesse aktiv aufgebaut werden
• Hoher Impact: Deine Arbeit wirkt sich unmittelbar auf Wachstum und Effizienz aus
• Entwicklungsperspektive im Bereich Executive Support / Operations
• Wettbewerbsfähiges Jahresgehalt: 52.000–55.000 € Fixgehalt
• Zusätzlich: monatlicher & jährlicher Bonus bei Erreichen des Break‑evens
• Alltagsflexibilität bei privaten Terminen – ohne festes Homeoffice‑Modell
• Wertschätzende, verbindliche Zusammenarbeit

Diese Rolle passt besonders gut zu dir, wenn …

• du gerne strukturierst und organisierst
• du nah an unternehmerischen Entscheidungen arbeiten möchtest
• du Wachstum aktiv begleiten und mitgestalten willst
• du den persönlichen Austausch schätzt und kein reines Remote‑Setup suchst
• du Verantwortung übernehmen und dich weiterentwickeln möchtest

Diese Rolle passt eher nicht zu dir, wenn …

• du ausschließlich remote arbeiten möchtest
• du ein sehr starres Aufgabenprofil suchst
• du wenig Interesse an enger Zusammenarbeit hast

Interesse?

Dann freue ich mich auf deine Bewerbung.

Ein Lebenslauf reicht – alles Weitere besprechen wir persönlich.