Stellenausschreibung

Die uniKITA Darmstadt e.V. sucht zum 01.09.2025
eine Personalassistenz (m/w/d)

unbefristet; 25 Wochenstunden

Wir, die uniKITA Darmstadt e.V. , sind ein freier Träger von fünf Kindertageseinrichtungen und zählen zu den größten Elterninitiativen in Darmstadt. In drei Krippen und zwei Waldkindergärten bieten wir insgesamt 70 Kindern im Alter von einem Jahr bis zum Schuleintritt ganztägig familiennahe Betreuungsplätze. Es gibt langjährig eingespielte Vereinsstrukturen und eine klare Aufgabenverteilung zwischen Eltern, Vorstand, Verwaltungskräften, Fachkräften in der Betreuung und dem pädagogischen Leitungsteam.

Als freier Träger der Kinder- und Jugendhilfe übernehmen wir die pädagogische Verantwortung sowie die organisatorische, rechtliche und finanzielle Steuerung unserer Einrichtungen. Wir stellen das pädagogische Personal ein, gestalten Arbeitsbedingungen, verwalten Fördermittel, schließen Betreuungsverträge mit Familien und stehen im engen Austausch mit den Behörden der Stadt Darmstadt und dem Land Hessen sowie weiteren Kooperationspartnern.

Für den Bereich der Personalverwaltung suchen wir eine zuverlässige, engagierte und gut organisierte Personalassistenz.

Für deine Aufgaben bringst du Engagement, Eigenverantwortung, Teamgeist, eine strukturierte Arbeitsweise und ein sicheres, wertschätzendes Kommunikationsverhalten mit. Als Personalassistenz bist du für Mitarbeitende und den Vorstand die Ansprechperson für administrative und organisatorische Fragen in der Personalverwaltung sowie Lohnabrechnung und leistest einen wichtigen Beitrag zum reibungslosen Gelingen unserer Trägerarbeit.

Deine Aufgaben
Personalverwaltung

• Verwaltung des gesamten Personalzyklus von der Einstellung bis zum Austritt
• Pflege der Arbeitszeit- und Urlaubskonten sowie Erfassung von Krankmeldungen
• Koordination von Gehaltsangelegenheiten inklusive Tarifanpassungen und Höherstufungen
• Vorbereitende Lohnbuchhaltung, Abstimmung mit Lohnbüro
• Pflege und Nutzung der Personalverwaltungssoftware
• Unterstützung im Bewerbungsmanagement, Formulierung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen
• Organisation und Durchführung von Einstellungsgesprächen
• Aktive Teilnahme an Vorstandssitzungen (alle 4 Wochen abends) und an halbjährlichen Strategietreffen (samstags)
• Gelegentliche Vertretung der Vorstandsassistenz

Berichtswesen

• Erstellung und Übermittlung personalbezogener Meldungen an die Stadt Darmstadt und das Land Hessen
• Unterstützung bei der Erstellung von Verwendungsnachweisen sowie Personal- und Finanzprognosen

Dein Profil

• Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich mit Schwerpunkt Personalmanagement oder vergleichbare Qualifikation
• Organisationstalent, hohe Eigenverantwortung und Verlässlichkeit
• Kommunikationsstärke und ein freundliches, verbindliches Auftreten im Kontakt mit Mitarbeitenden, Vorstand und externen Stellen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office und Bereitschaft zur Einarbeitung in neue digitale Arbeitsprozesse und Personalverwaltungssoftware
• Berufserfahrung in der Personaladministration oder einer vergleichbaren verwaltungsnahen Tätigkeit von Vorteil
• Kenntnisse im Bereich Vereins- oder Trägerverwaltung sind wünschenswert, aber nicht zwingend
• Bereitschaft zur gelegentlichen Arbeit in den Abendstunden oder am Wochenende (Vorstandssitzungen, Strategietreffen)

Wir bieten

• Ein vielseitiges, verantwortungsvolles Aufgabenfeld
• Professionelles Arbeitsumfeld
• Eine enge Zusammenarbeit mit engagierten Mitarbeitenden und motiviertem ehrenamtlichen Vorstand
• Flexible Arbeitszeiten und familienfreundliche Rahmenbedingungen
• Unbefristeten Arbeitsplatz in Darmstadt

Wenn wir Dein Interesse geweckt haben und du Lust auf eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einer persönlichen Atmosphäre hast, dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung!

Besuche gerne unsere Website für einen ersten Eindruck:
Home - uniKITA Darmstadt

Kontakt : Bewerbungen und Rückfragen bitte an:
Benedikt Heinrich und Johann Isaak
E-Mail: bewerbung@unikita-darmstadt.de
(Betreff: Bewerbung Personalassistenz)

Bitte fasse die Dokumente zu zwei PDF-Dateien zusammen:
1) Anschreiben und Lebenslauf
2) Ausbildungsnachweis, Zeugnisse und sonstige Dokumente

Aktualisiert 2025.07.11 13:26:41