Unsere Mission: Wir vernetzen Hightech-Innovatoren weltweit! IVAM ist ein internationales Netzwerk und globales Ökosystem für Mikro- und Nanotechnologie, Photonik, Medizintechnik sowie angrenzenden Zukunftsfeldern. Seit über 30 Jahren unterstützen wir Unternehmen und Forschungseinrichtungen weltweit dabei, Innovationen voranzutreiben, Märkte zu erschließen, Wissensaustausch zu fördern und Zukunftstechnologien sichtbar zu machen. Ob Digitalisierung, Internationalisierung oder die Umsetzung neuer Ideen in marktfähige Produkte – wir bieten die Plattform dafür, u.a. durch Fachgruppen, Konferenzen, Messeauftritte, PR, digitale Plattformen und Interessenvertretung. Unsere Mission ist es, Mitglieder, Partner und Stakeholder entlang der gesamten Wertschöpfungsketten zu vernetzen.

Zur Unterstützung und Weiterentwicklung der Organisation suchen wir ab sofort eine/n (Senior) Finanz- und Office-Manager (m/w/d)

Deine Aufgaben:

• Du übernimmst die vorbereitende Buchhaltung und bereitest alle Unterlagen strukturiert und vollständig für das externe Steuerbüro auf – im Tagesgeschäft und zum Jahresabschluss.
• Du verantwortest die wöchentliche Liquiditätsplanung, führst Rechnungslisten, prüfst Belege und sicherst eine strukturierte kaufmännische Dokumentation sowie Administration.
• Du erstellst Angebote, Aufträge und Rechnungen in deutscher und englischer Sprache und unterstützt Mittelabrufe und die kaufmännische Abwicklung geförderter Projekte, inkl. Zusammenstellung aller relevanten Unterlagen (z.B. Stundenlisten oder Formulare).
• Du führst die Kasse, bearbeitest das Mahnwesen und unterstützt den Zahlungsverkehr.
• Du erstellst Analysen und Berichte auf Basis der BWA.
• Du unterstützt im Office Management und koordinierst interne Abläufe/Termine im Tagesgeschäft.
• Du bist erste Ansprechperson für Kolleginnen und Kollegen bei operativen Personalthemen und unterstützt die Geschäftsführung bei der Personaladministration.
• Du bringst dich aktiv in die Weiterentwicklung unserer kaufmännischen und administrativen Strukturen ein.

Das bringst du mit:

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• mindestens drei Jahre Berufserfahrung in einer finanznahen kaufmännischen Rolle, insbesondere in der Finanzadministration und vorbereitenden Buchhaltung.
• Erfahrung in der Personaladministration und im Office Management.
• fundierte Kenntnisse bzgl. Rechnungswesen, Zahlungsverkehr und Mahnwesen.
• Routine im Umgang mit DATEV oder vergleichbaren Systemen.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit einem externen Steuerbüro (inkl. Jahresabschluss).
• strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise.
• die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Vorgängen den Überblick zu behalten.
• ein gutes Zahlenverständnis und ein sicheres Gespür für kaufmännische Zusammenhänge.
• sicherer im Umgang mit digitalen Tools und gängigen Office-Anwendungen.
• gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrif.t
• professionelle, serviceorientierte Kommunikation.
• Freude an Teamarbeit und Wertschätzung einer kooperativen Unternehmenskultur.
• die Motivation, Strukturen aufzubauen und organisatorische Abläufe im Hintergrund zuverlässig zu unterstützen.

Das bieten wir:

• Freiraum & Selbstverantwortung: unbefristete Vollzeitstelle mit flexiblen Arbeitszeiten & mobilem Arbeiten
• Gemeinsam stark: Engagiertes Team, flache Hierarchien & kurze Wege
• Entwicklungsperspektiven: Weiterbildung & internationales Netzwerk
• Mehr als ein Job: Team-Events, Trainings & Offsites
• Fair & attraktiv: attraktive Vergütung, 30 Urlaubstage, VWL & erfolgsabhängige Boni

Klingt spannend?

Du bringst Pragmatismus, wirtschaftlichen Weitblick und Innovationsfreude mit? Du möchtest Projekte nicht nur verwalten, sondern aktiv initiieren und gestalten und IVAM als Netzwerk und Organisation voranbringen? Dann bist du bei uns richtig! Auch wenn dein Profil nicht in allen Punkten passt – wir schätzen Motivation und Lernbereitschaft genauso wie Erfahrung. Wir freuen uns auf Bewerbungen von Talenten, die Vielfalt schätzen und Lust haben, Teil unserer Mission zu werden. Lass uns gemeinsam Großes gestalten!

Wir freuen uns auf deine Bewerbung per E-Mail an bewerbung@ivam.de – bitte mit Angabe deiner Gehaltsvorstellung und deines frühestmöglichen Eintrittstermins.

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.