Sie möchten nah an Entscheidungsprozessen arbeiten, strategische Projekte begleiten und gleichzeitig Ihre organisatorischen Stärken einbringen?

Dann nutzen Sie diese Gelegenheit, Teil eines Unternehmens mit hoher Relevanz zu werden. Unser Mandant – eine renommierte Einrichtung mit Sitz in Düsseldorf – sucht eine strukturierte und vertrauenswürdige Assistenzpersönlichkeit (m/w/d), die die Geschäftsführung tatkräftig bei Projekten und der Koordination unterstützt.

In dieser Rolle sind Sie zentrale Ansprechperson für organisatorische und kommunikative Belange im Umfeld der Geschäftsleitung. Sie bringen Struktur in komplexe Abläufe und unterstützen strategische Entscheidungsprozesse aktiv:

• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Meetings und Projektsitzungen inkl. Protokollführung

• Verantwortung für Termin- und Fristenmanagement sowie die Koordination mit internen und externen Stakeholdern 

• Bearbeitung von vertraulicher Korrespondenz im Rahmen strategischer Vorhaben der Geschäftsführung

• Administrative Begleitung von Projekten sowie Unterstützung bei der Datenpflege und Dokumentenverwaltung

• Kommunikation mit dem Verwaltungsrat sowie Vorbereitung und Nachbereitung der Sitzungen 

• Eigenverantwortliches Monitoring relevanter Vorgänge mit Blick auf formelle Qualität und rechtzeitige Bearbeitung

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten, Rechtsanwaltsfachangestellten oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation (IHK)

• Mindestens drei Jahre einschlägige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise in projektbezogenen oder politischen Kontexten

• Sehr gute Kenntnisse in MS Office; Grundkenntnisse in SAP und Datenbanktools wünschenswert

• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit auf Deutsch (mind. Niveau C1)

• Hohes Maß an Diskretion, Sorgfalt, Eigeninitiative und Zuverlässigkeit

• Freude an der Arbeit im Team und im Austausch mit verschiedenen Stakeholdern

• 30 Tage Urlaub für Ihre Erholung

• Ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld mit gesellschaftlicher Relevanz

• Einblick in strategische Entscheidungsprozesse auf Leitungsebene

• Eine kollegiale Arbeitsatmosphäre mit flachen Hierarchien

• Moderne Arbeitsstrukturen und ein zentral gelegener Standort in Düsseldorf