Unser Kunde ist eine international führende Wirtschaftskanzlei mit über 3.000 Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten in mehr als 70 Offices weltweit. In Deutschland beraten über 170 Rechtsanwältinnen, Steuerberaterinnen und Notarinnen an den Standorten Düsseldorf, Frankfurt, Hamburg und München nationale und internationale Mandanten in allen wesentlichen Bereichen des Wirtschaftsrechts. Die Kanzlei steht für verantwortungsbewusstes Unternehmertum, technologischen Wandel sowie eine offene, inklusive und leistungsorientierte Unternehmenskultur.

Als Executive Assistant (m/w/d) für den European Managing Partner übernehmen Sie eine zentrale Vertrauensrolle auf Top-Management-Ebene. Sie unterstützen den European Managing Partner in allen organisatorischen, administrativen und kommunikativen Belangen und tragen maßgeblich dazu bei, den reibungslosen Ablauf eines internationalen Arbeitsalltags sicherzustellen. Die Position bietet tiefe Einblicke in strategische Entscheidungsprozesse auf deutscher und europäischer Ebene.

• Zentrale Unterstützung des European Managing Partners in organisatorischen, administrativen und strategischen Themen

• Eigenständige Koordination, Vor- und Nachbereitung sowie Protokollführung von Meetings auf Top-Management-Level

• Umfangreiche Termin-, Reise- und Konferenzplanung inklusive Abrechnung

• Unterstützung im Tagesgeschäft und in der Geschäftskorrespondenz in deutscher und englischer Sprache, inklusive Erstellung von Kommunikationen und kleineren Übersetzungen

• Bearbeitung, Formatierung und Ausfertigung komplexer Verträge, Schriftsätze und weiterer vertraulicher Dokumente

• Erstellung von Präsentationen, Reports und Entscheidungsunterlagen

• Aktives An- und Ablagemanagement sowie Wiedervorlagen- und Dokumentenmanagement

• Unterstützung bei der Pflege von Mandanten- und internen Stakeholder-Beziehungen

• Vorbereitung der monatlichen Abrechnung sowie Unterstützung im Mahnwesen

• Enge Zusammenarbeit mit HR, Marketing, Finance, Facility sowie internationalen und nationalen Management-Teams

• Mitbetreuung und Einarbeitung neuer Kolleginnen, Studierender, Auszubildender und Praktikantinnen

Fachliche Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung als Assistenz auf Geschäftsleitungs- oder Partnerebene, idealerweise in einer Kanzlei, Unternehmensberatung, Bank oder vergleichbarem Professional-Services-Umfeld

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung zur Fremdsprachenkorrespondentin oder vergleichbare Qualifikation, alternativ Studium

• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse

• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse, Italienisch- und/oder Spanischkenntnisse sind von Vorteil

Persönliche Qualifikationen

• Ausgeprägte Organisations- und Priorisierungsstärke

• Strategisches Denken, hohe Diskretion und Verständnis für Unternehmenspolitik

• Souveränes Auftreten im internationalen Umfeld

• Hohe Serviceorientierung, Eigenständigkeit und Zuverlässigkeit

• Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Hands-on-Mentalität

• Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem internationalen Umfeld

• Positive, kooperative Arbeitsatmosphäre mit flachen Hierarchien

• Strukturierte Vertretungsregelungen im Urlaubs- und Krankheitsfall

• Erfassung und Ausgleich von Überstunden sowie regelmäßiges Feedback

• Modernes Büro im Herzen Münchens

• Unbefristeter Arbeitsvertrag und attraktives Vergütungspaket

• Sport- und Gesundheitsangebote (z. B. Wellpass, Bike-Leasing)

• 30 Urlaubstage und Familienservice zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben

• Teambuilding durch standortübergreifende Events