Ihre Aufgaben:

• Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle administrativer Vorgänge nach Auftrag, Zielsetzung und Terminstellung unter Wahrung der Bestimmungen zur Vertraulichkeit
• Öffnung und Verteilung der Eingangspost sowie Lesen und ggf. Bearbeitung von E-Mails sowie der damit verbundenen Beurteilung nach Dringlichkeit
• Erledigung der Korrespondenz nach Diktat, Stichworten und selbständig in Deutsch und Englisch (keine Steno-Kenntnisse erforderlich)
• Interne und externe Terminkoordination
• Führung und Organisation der Ablage und Wiedervorlage inklusive Terminverfolgung von Vorgängen
• Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Raumbuchung sowie Protokollerstellung
• Prüfung und Korrektur der zur Unterschrift vorgelegten Schriftstücke
• Vorbereitung und Zusammenstellung von Besprechungsunterlagen
• Erstellung von PowerPoint Präsentationen (in Office 365)
• Koordination und Organisation der Unterbringung/ Bewirtung von Geschäftspartnern & Besuchern der GF
• Reiseorganisation und -buchung
• Erstellung und Bearbeitung von SAP-Bedarfsanforderungen/Rechnungsfreigaben
• Intensive Vernetzung mit Mitarbeitenden der TECE-Organisation, insb. des GFB III
• Erstellung administrativer und personalführungsbezogener Dokumente und Pläne wie z.B. Einarbeitungspläne der Direct Reports
• Vertretung der Assistenz des Geschäftsführers Sales national/international

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellter (m/w/d), oder eine gleichwertige Qualifikation
• Erfahrung als Assistenz oder Sekretariat auf Führungsebene
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Dienstleistungsorientierung und schnelle Auffassungsgabe
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (advanced level), bevorzugt weitere Sprachen, z.B. Spanisch
• Gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office Programmen (Word, PowerPoint, Excel, Teams, Sharepoint)
• Ausgeprägtes Organisations- und Planungsgeschick
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Sensibilität und Diskretion im Arbeitsumfeld
• Freundliches und souveränes Auftreten
• Teamfähigkeit und Einsatzbereitschaft

Unser Angebot

Interessiert?

Unsere Türen stehen immer offen. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Beeinträchtigung und legen Wert auf ein vielfältiges Miteinander.