Jobbeschreibung

Als Executive Assistant in Essen erwartet dich ein anspruchsvolles und vielseitiges Aufgabengebiet in einem führenden Unternehmen der Energiewirtschaft. Du unterstützt eine Führungskraft im gehobenen Management bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben und fungierst als wichtige Schnittstelle zu anderen Abteilungen und externen Partnern. Du arbeitest in einem repräsentativen Büroumfeld mit modernstem technischen Equipment. Die Position erfordert ein hohes Maß an Professionalität, Diskretion und Organisationstalent. Du wirst Teil eines dynamischen Unternehmens, das innovative Lösungen für die Energiewende entwickelt.

Branche: Energiewirtschaft & Industrie

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Assistenzkraft (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehören das umfassende Terminmanagement und die Reiseplanung für die Führungskraft, die Korrespondenz in Deutsch und Englisch sowie die Vor- und Nachbereitung von Meetings einschließlich Protokollführung. Du bereitest Präsentationen und Unterlagen für Besprechungen und Geschäftsreisen vor, koordinierst komplexe Terminanfragen unter Berücksichtigung von Prioritäten und fungierst als erste Anlaufstelle für Anfragen an die Führungskraft. Die Bearbeitung und Verwaltung vertraulicher Dokumente sowie die Organisation von nationalen und internationalen Geschäftsreisen gehören ebenfalls zu deinem Aufgabenfeld.

Neben den Hauptaufgaben unterstützt du bei der Organisation und Durchführung von Events und Veranstaltungen, bearbeitest Reisekosten- und Spesenabrechnung und wirkst bei der Erstellung von Management-Reports und Präsentationen mit. Du unterstützt bei bereichsübergreifenden Projekten, hilfst bei der Vorbereitung von Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen und koordinierst die Zusammenarbeit mit anderen Assistenzkräften. Zudem unterstützt du bei der Recherche und Aufbereitung von Informationen für Entscheidungsvorlagen, hilfst bei der Pflege von CRM-Systemen und übernimmst bei Bedarf weitere administrative Aufgaben.

Anforderungen:

Du solltest über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Weiterbildung zur Managementassistenz oder ein vergleichbares Studium verfügen. Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz im gehobenen Management wird vorausgesetzt. Exzellente MS-Office-Kenntnisse und die Fähigkeit, mit vertraulichen Informationen diskret umzugehen, sind erforderlich. Du solltest fließend Deutsch und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift besitzen. Eine selbstständige, proaktive Arbeitsweise mit ausgeprägtem Organisationstalent zeichnet dich aus. Du verfügst über ein professionelles, sicheres Auftreten und diplomatisches Geschick.

Du verfügst über hervorragende organisatorische Fähigkeiten und kannst Prioritäten auch unter Zeitdruck richtig setzen. Deine kommunikativen Fähigkeiten auf verschiedenen Hierarchieebenen sind ausgeprägt. Du behältst stets den Überblick und arbeitest vorausschauend und lösungsorientiert. Deine interkulturelle Kompetenz erlaubt dir einen professionellen Umgang mit internationalen Kontakten. Du besitzt ein hohes Maß an Loyalität, Zuverlässigkeit und Diskretion. Deine Serviceorientierung und dein Einfühlungsvermögen helfen dir bei der erfolgreichen Zusammenarbeit mit verschiedenen Persönlichkeiten. Du arbeitest selbstständig, verantwortungsbewusst und qualitätsorientiert.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 18:00 Uhr, 25-30 Stunden pro Woche, teilweise flexible Gestaltung möglich

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine überdurchschnittliche Vergütung von 21,00 € pro Stunde, eine langfristige Perspektive in einem wachsenden Unternehmen und flexible Arbeitszeitmodelle mit der Möglichkeit zum teilweisen Home-Office. Du erhältst ein eigenes Aufgabengebiet mit hoher Eigenverantwortung und arbeitest in einem hochprofessionellen Umfeld mit flachen Hierarchien. Kontinuierliche Weiterbildungsmöglichkeiten, 30 Tage Urlaub (bei Vollzeit, anteilig bei Teilzeit) und eine betriebliche Altersvorsorge gehören zu unserem Angebot. Ein subventioniertes Jobticket, vergünstigte Mitgliedschaften in Fitnessstudios und regelmäßige Mitarbeiterevents runden das Paket ab.