Die herCAREER Expo ist die führende Plattform für die weibliche* Karriere im deutschsprachigen Raum. Mit unseren analogen und digitalen Formaten schaffen wir Räume für Begegnung, Austausch und Inspiration – und setzen uns gemeinsam mit Unternehmen, Hochschulen und Organisationen für eine gerechtere und inklusivere Arbeitswelt ein.

Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir eine:n Trainee (m/w/d), der/die mit Begeisterungsfähigkeit und Organisationsgeschick das Messe- und Eventmanagement in der Praxis kennenlernen möchte und aktiv an der Planung und Umsetzung der herCAREER Expo mitwirkt.

Trainee im Messe- und Projektmanagement (w/m/d)

Messe- & Projektorganisation

• Unterstützung bei der Planung, Organisation und Durchführung der herCAREER Expo
• Mitarbeit an Projekt- und Zeitplänen, To-do-Listen und Übersichten
• Unterstützung bei internen Abstimmungen und der operativen Projektsteuerung

Aussteller:innen- & Partner:innen-Akquise und Management

• Unterstützung bei der Erstellung von Angeboten für potentielle Aussteller:innen und Partner:innen
• Mitarbeit in der Kommunikation mit Aussteller:innen, Partner:innen und Sponsor:innen
• Versand und Nachverfolgung von Informationen, Briefings und Deadlines
• Pflege von Interessent:innen, Aussteller:innen- und Partner:innendaten (z. B. Texte, Logos, Ansprechpartner:innen)
• Unterstützung bei der Stand- und Flächenplanung, insbesondere mit Blick auf die Vertriebsplanung
• Mitarbeit bei der organisatorischen Vorbereitung und Abstimmung rund um Anfragen, Buchungen und Teilnahmen von Unternehmen und Institutionen.

Programm & Planung

• Unterstützung bei der Planung und Pflege des Expo-Programms
• Mitarbeit bei der Nutzung und Pflege von Event-Tools sowie der zugehörigen Kommunikation
• Abstimmung mit Speaker:innen zu organisatorischen Details

Kommunikation, Partner:innen- & Marketing-Koordination

• Unterstützung in der Kommunikation mit Interessent:innen, Kund:innen, Aussteller:innen und Kooperationspartner:innen
• Terminvor- und -nachbereitung für die Geschäftsführung inkl. Unterlagen und Follow-ups
• Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Messebesuchen für den Vertrieb
• Mitarbeit bei Kooperations- und Partnerschaftsanfragen sowie deren organisatorischer Abwicklung
• Vorbereitung und Versand von Informations- und Präsentationsunterlagen
• Unterstützung im Marketing, insbesondere: Anzeigenhandling und organisatorische Betreuung Koordination mit Grafik und externen Dienstleister:innen Pflege von Termin- und Veröffentlichungsübersichten

Daten, Systeme & Bestellungen

• Datenpflege und Dokumentation im CRM-System
• Verwaltung und Pflege des Online-Bestellsystems
• Unterstützung bei der Erfassung, Prüfung und Verwaltung von Bestellungen

Eventlogistik & Umsetzung vor Ort

• Unterstützung bei der organisatorischen Vorbereitung der Expo-Tage
• Mitarbeit bei Koordination, Beschilderung und Briefings
• Aktive Unterstützung vor Ort während der herCAREER Expo
• Mithilfe bei der Nachbereitung (Feedback, Learnings, Dokumentation)

Was wir von Ihnen erwarten

• Ein abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare Qualifikation sowie ein ausgeprägtes Organisationstalent
• Sehr gute kommunikative Fähigkeiten und ein sicherer Umgang mit Sprache
• Die Fähigkeit, sich schnell in neue Tools, Prozesse und Abläufe einzuarbeiten, diese zu verstehen und mitzudenken
• Eine hohe Kund:innen- und Serviceorientierung sowie Freude an einem zuvorkommenden, herzlichen und professionellen Umgang mit Partner:innen, Kund:innen und Dienstleister:innen
• Eine hohe Akzeptanz des Telefons als zentrales und wichtiges Kommunikationsmittel im Arbeitsalltag

Ihre Fähigkeiten & Arbeitsweise

• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Begeisterungsfähigkeit und die Fähigkeit, andere damit anzustecken
• Ein hohes Maß an Professionalität und Serviceorientierung
• Sie packen Aufgaben aktiv an, klären Unklarheiten selbstständig und holen Rücksprache ein, um den richtigen Kurs festzulegen
• Sie arbeiten strukturiert, lieben To-do-Listen und behalten auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick
• Sie bezeichnen sich selbst als Organisationstalent oder Allrounder:in
• Sie sind kommunikativ, teamorientiert, zuverlässig und gewissenhaft

Das bringen Sie mit

• Sie haben Lust, gemeinsam mit uns etwas zu bewegen, und verstehen sich als echte:r Macher:in
• Sie übernehmen Verantwortung und denken Aufgaben nach dem Prinzip: "Ich mache es zu meinem Projekt."

Was Sie von uns erwarten können

• Im Rahmen unseres Trainee-Programms unterstützen wir Sie dabei, sich das notwendige Rüstzeug für die erfolgreiche Positionierung von Messen – insbesondere im Vertrieb – sowie für die Organisation von Messen anzueignen
• Sie sammeln umfangreiche praktische Erfahrungen und bauen gezielt fachliche Kompetenzen auf
• Sie übernehmen früh Verantwortung und können durch Ihr Engagement Ihre Karriere aktiv mitgestalten
• Eine attraktive Einstiegschance in das spannende und dynamische Umfeld des Messe- und Projektmanagements
• Selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten in einem sinnstiftenden Umfeld mit echtem Purpose
• Mit unserem Engagement bei herCAREER leisten wir einen konkreten Beitrag zur Umsetzung des Sustainable Development Goal 5 (Geschlechtergerechtigkeit) der Agenda 2030 der Vereinten Nationen. Unser Ziel ist es, Frauen in ihrer finanziellen Unabhängigkeit zu stärken und gleiche Chancen in der Arbeitswelt zu fördern – ein zentraler Hebel für mehr Gleichstellung in Wirtschaft und Gesellschaft.

Ihr Ziel bei uns

Ganz klar und oberste Priorität: Machen Sie sich für uns und unsere Kund:innen unersetzbar.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung per E-Mail an jobs@messerocks.com (https://mailto:jobs@messerocks.com)

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.