Die Universität Freiburg ist einen Wechsel wert: Mit ihrer über 500-jährigen Geschichte ist sie eine der renommiertesten und forschungsstärksten Universitäten Deutschlands. Hier arbeiten Sie in einer einzigartigen Vielfalt von Fächern, Perspektiven und Menschen für Forschung und Lehre auf höchstem Niveau – mitten in einer der beliebtesten Städte Deutschlands. Die Personalpolitik der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg orientiert sich an den Prinzipien der Gleichstellung und Vielfalt. Die Universität bekennt sich nachdrücklich zu dem Ziel einer familiengerechten Hochschule.

Die Stabsstelle Gremien und Berufungen der Universitätsverwaltung Freiburg sucht eine*n

Verwaltungsmitarbeiter*in für das Gremiensekretariat (w/m/d)

Bewerbungsfrist: 10. November 2025
Eintrittstermin: 1. Februar 2026
Arbeitsumfang: Vollzeitstelle
Kennziffer: 00004569

Beschreibung

Die Stabsstelle Gremien und Berufungen (GB) ist für die zentralen Organe der Universität Freiburg zuständig, in denen alle wesentlichen Belange der Universität gesteuert werden. Die zugeordneten Geschäftsstellen des Rektorats, Senats und Universitätsrats begleiten diese Gremien. Das Team der Stabsstelle betreut auch die Berufungsverfahren für Professuren und organisiert die Universitätswahlen.

Als Stelleninhaber*in

• arbeiten Sie im Team der Stabsstelle inhaltlich und organisatorisch an der Vorbereitung und Nachbereitung der Sitzungen der zentralen Gremien der Universität mit
• sind Sie in den Geschäftsstellen erste Ansprechperson für die diese Gremien betreffenden Angelegenheiten
• bereiten Sie eingehende Unterlagen auf und stellen diese digital an die von Ihnen zu pflegenden Verteiler bereit
• sind Sie im kontinuierlichen Austausch mit allen Fakultäten und der Zentralen Universitätsverwaltung der Universität Freiburg
• leisten Sie einen wesentlichen Beitrag bei der Digitalisierung der Gremienverwaltung
• sind Sie für die Redaktion der Amtlichen Bekanntmachungen zuständig

Sie bringen mit:

• eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare berufliche Qualifikation
• ein freundliches und verbindliches Auftreten, Serviceorientierung und Flexibilität
• eine sehr strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise und ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
• ein hohes Maß an Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Loyalität für die Arbeit im unmittelbaren Umfeld der Hochschulleitung und des Universitätsrats
• sehr gute Deutsch Kenntnisse (Niveau C1) und kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift
• einen sicheren Umgang mit den gängigen MSOffice-Programmen und Datenbank-Anwendungen sowie mit IT-basierter Informations- und Kommunikationstechnik
• eine ausgeprägte Teamfähigkeit und Offenheit für neue Aufgaben
• Kenntnisse der universitären Strukturen und der Hochschulverwaltung sowie Erfahrungen im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich sind von Vorteil

Wir bieten:

• eine Vollzeitstelle, die zunächst befristet für 1 Jahr im Rahmen einer Elternzeitvertretung besetzt werden kann. Bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen ist eine Vergütung je nach Aufgabenzuschnitt bis Entgeltgruppe E9a TV-L möglich. Eine Weiterbeschäftigung wird angestrebt.
• ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit Gestaltungsmöglichkeiten
• ein kollegiales Arbeitsumfeld in einem engagierten und serviceorientierten Team, das sich auf Sie freut
• eine umfassende Einarbeitung
• gute interne Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Arbeitszeit im Gleitzeitmodell, Möglichkeit zum Homeoffice
• Jobticket, JobBike BW und Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• einen attraktiven Arbeitsplatz in zentraler Lage mit sehr guter Erreichbarkeit durch öffentliche Verkehrsmittel

Die Stelle ist bis zum 31. Januar 2027 befristet.

Bewerbung

Bitte bewerben Sie sich mit aussagekräftigen Unterlagen und Belegen unter Angabe der Kennziffer 00004569 bis spätestens 10. November 2025. Ihre Bewerbung richten Sie bitte in schriftlicher oder elektronischer Form an:

Universität Freiburg
Stabsstelle Gremien und Berufungen - Ulrike Stawarz
Postfach

Für nähere Informationen steht Ihnen Frau Ulrike Stawarz unter Tel. +49 761 203-4220 oder E-Mail ulrike.stawarz@zv.uni-freiburg.de zur Verfügung.

Allgemeine und rechtliche Hinweise:

Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar, soweit dienstliche oder rechtliche Gründe nicht entgegenstehen. Die Auswahl erfolgt nach den Regeln des AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz). Schwerbehinderte Menschen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt eingestellt. Für den Inhalt dieser Anzeige ist die jeweils ausschreibende Einrichtung verantwortlich. Etwaige inhaltliche Fehler begründen keine Ansprüche oder Rechte. Die rechtsgeschäftliche Vertretung im Zusammenhang mit dem Besetzungsverfahren und der Einstellung erfolgt ausschließlich durch das zuständige Personaldezernat. Bitte beachten Sie, dass Gefährdungen der Vertraulichkeit und der unberechtigte Zugriff Dritter bei der Kommunikation per unverschlüsselter Mail nicht ausgeschlossen werden können.