Das Unternehmen

Du liebst Tempo, denkst mehrere Schritte voraus, behältst auch bei hoher Schlagzahl den Überblick und möchtest nicht "nur unterstützen", sondern wirklich mitgestalten? Dann bist Du für diese Position genau richtig. Mein Mandant ist ein führendes, weltweit tätiges Familienunternehmen im Bereich intelligenter Antriebs- und Automatisierungslösungen. Hier wird mit Leidenschaft, Klarheit und Begeisterung an zukunftsweisenden Lösungen gearbeitet. Die Unternehmenskultur ist geprägt von Dynamik, Offenheit und echter Freude an Zusammenarbeit. Zur Unterstützung der Geschäftsführerin suche ich einen engagierten, vorausschauenden Sidekick auf Augenhöhe, als echte Vertrauensperson, Mitdenker (m/w/d) und organisatorisches Rückgrat. HAPEKO ist die erste Adresse für Fach- und Führungskräfte in Deutschland. Schwerpunkt der Tätigkeit ist das Schaffen von Verbindungen zwischen Spezialisten und Führungskräften mit einem beruflichen Veränderungswunsch und passenden Unternehmen. HAPEKO (www.hapeko.de) ist deutschlandweit mit mehr als 20 Standorten vertreten.

Aufgaben

• Aktive Unterstützung der Geschäftsführerin im operativen und strategischen Tagesgeschäft
• Eigenständige Terminplanung, -koordination und -priorisierung mit Überblick und Fingerspitzengefühl
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Veranstaltungen
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten, Entscheidungsgrundlagen und Protokollen (in PowerPoint und Word)
• Organisation von Geschäftsreisen inkl. Planung und Abrechnung
• Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Schnittstelle zu internen Teams sowie externen Partnern, Dienstleistern und Stakeholdern
• Unterstützung bei Projekten inkl. Koordination, Nachverfolgung und Transferleistungen
• Pflege von Datenbanken, Dokumentenmanagement und strukturierte Ablage
• Übernahme des Office Managements sowie sämtlicher administrativer Aufgaben
• Entlastung der Geschäftsführerin auch bei ausgewählten persönlichen organisatorischen Themen
• Aktives Einbringen von Ideen, Optimierungen und eigenständigen Entscheidungen als Sparringspartner (m/w/d) bei konzeptionellen, organisatorischen und strategischen Fragestellungen

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium oder eine vergleichbare Qualifikation (z. B. im Bereich Betriebswirtschaft, Management, Projekt- oder Eventmanagement)
• Alternativ: Mehrjährige relevante Berufserfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung, Office Manager (m/w/d) oder Projektassistenz
• Erfahrung in der Koordination komplexer Termine, Projekte oder Veranstaltungen
• Du arbeitest schnell, agil und strukturiert – und hast Spaß an Tempo und Abwechslung und bist diskret, zuverlässig und verantwortungsbewusst
• Du vereinst operative Stärke mit strategischem Gespür und denkst mit, voraus und über den Tellerrand hinaus, um eigenständig Lösungen zu liefern
• Du verfügst über ein sehr gutes Gespür für Menschen, Situationen und Timing
• Du bist kommunikationsstark, authentisch und sicher im Umgang mit ganz unterschiedlichen Gesprächspartnern: Von Vorständen und Ministerpräsidenten, über Partner und Auszubildende gleichermaßen
• Du bringst Leidenschaft, Lebensfreude und eine große Portion Humor mit, hast aber auch Lust auf den persönlichen Austausch in ruhigen Momenten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere PowerPoint und Word); hohe digitale Affinität

Vorteile

• Abwechslungsreiche Aufgaben in einem weltweit tätigen wertorientierten Familienunternehmen mit viel Herz, Energie und Zukunftsperspektiven
• Eine enge, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Eine Rolle mit echter Verantwortung, Gestaltungsspielraum und Wirkung
• Kurze Entscheidungswege und Raum für eigene Ideen
• Ein Umfeld, in dem Leistung, Freude und Menschlichkeit zusammengehören
• 30 Tage Urlaub
• Geregelte Arbeitszeiten ohne Nacht- und Wochenendarbeit mit Homeoffice-Möglichkeit
• Steuerfreie Benefit-Card mit 50 € monatlich
• 55 % AG-Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge und Berufsunfähigkeitsversicherung
• Betriebliche Gesundheitsförderung u.a. kostenlose Getränke, Firmenobst, Betriebssport, Gesundheitstage
• Regelmäßige Teamevents

Referenz-Nr. FPA/131633