• Sie unterstützen unseren Finanzvorstand (CFO) proaktiv und mit hoher Eigenverantwortung in sämtlichen administrativen, organisatorischen und operativen Belangen und gewährleisten einen reibungslosen Ablauf im Vorstandsbüro.

• Sie übernehmen vertrauensvoll die interne und externe Korrespondenz, koordinieren Termine und sorgen auch in anspruchsvollen Situationen für Struktur, Verlässlichkeit und Diskretion.

• Sie verantworten die Vorbereitung, Durchführung sowie die Protokollierung und Nachbereitung von Sitzungen auf Vorstandsebene, stellen sicher, dass alle relevanten Informationen und Unterlagen für Besprechungen vollständig und zeitgerecht vorliegen und behalten Fristen, To-dos und Entscheidungsstände konsequent im Blick.

• Klassische Office-Management-Aufgaben wie Spesenabrechnungen, Unterschriftenläufe, Verwaltung von Listen sowie die Planung und Organisation von Geschäftsreisen runden Ihr vielseitiges Aufgabengebiet ab.

• Sie haben mehrjährige Erfahrung im Office Management einer Geschäftsführung oder eines Vorstands.

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung – etwa an einer Handelsakademie (HAK), Handelsschule (HAS) oder im Rahmen einer kaufmännischen Lehre – bildet Ihre Basis.

• Diskretion, Loyalität, ein professionelles Auftreten sowie ein wertschätzender Kommunikationsstil sind für Sie selbstverständlich.

• Sie arbeiten strukturiert, vorausschauend und eigenständig, behalten auch bei wechselnden Prioritäten den Überblick und sind flexibel.

• Sie kommunizieren sehr sicher auf Deutsch und gut auf Englisch, sind zahlenaffin, führen Protokolle routiniert und nutzen MS Office sowie IT-Systeme souverän.

Wir besetzen diese Position ab sofort. Ein abweichender Eintrittstermin lässt sich gerne nach Absprache vereinbaren. Für eine 38,5-Stunden-Woche beträgt das Jahresbruttogehalt mindestens € 46.944,38. Ihr tatsächliches Gehalt wird individuell festgelegt und berücksichtigt Ihre bisherigen Erfahrungen und Qualifikationen.