Assistent*in der Klinikleitung

• Unterstützung der Klinikleitung durch eigenständige Steuerung und Organisation administrativer Abläufe, um einen reibungslosen Klinikbetrieb sicherzustellen
  
• Proaktives Termin-, Kalender- und Informationsmanagement für die Klinikleitung, inklusive der effizienten Planung und Koordination von Meetings und Veranstaltungen
  
• Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Gremien-, Kommissions- und Besprechungsterminen sowie die Erstellung entsprechender Protokolle und Dokumentationen
  
• Sicherstellung einer professionellen, fachlichen Korrespondenz mit internen und externen Stakeholdern, einschließlich der Kommunikation mit Mitarbeitenden, Patient*innen und Zuweiser*innen
  
• Koordination administrativer Vorgänge wie Beschaffungen, Leihstellungen, und Zutrittsberechtigungen, um die Arbeitsabläufe innerhalb der Klinik zu optimieren
  
• Mitwirkung im internen Controlling, einschließlich Rechnungsbearbeitung, Budgetübersicht, Kostenstellen- und Drittmittelkontrolle sowie im Vertragsmanagement

Unsere Anforderungen

• Abgeschlossene Berufsausbildung in einem dienstleistungsorientierten Beruf, idealerweise mit einschlägiger Berufserfahrung insbesondere in der kooperativen und organisatorischen Unterstützung von Führungskräften
• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion auf Führungsebene
• Fundierte Kenntnisse in medizinischer Terminologie sowie in den Bereichen Datenschutzrecht (DSGVO, Schweigepflicht) und Verwaltungsprozesse im Krankenhaus, insbesondere in den Bereichen Kostenstellen, Drittmittel und Reisekostenrecht
• Erfahrung im Umgang mit Krankenhausinformationssystemen und Dokumentationssystemen wie SAP IS-H sowie fundierte Kenntnisse in Projektmanagement und IT-Systemen
• Hohe Belastbarkeit, Flexibilität und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig und selbstständig zu managen, auch unter Druck
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch sowie ein hohes Maß an Empathie und Diplomatie im Umgang mit verschiedenen internen und externen Gesprächspartnern

Unser Angebot

Attraktive Vergütung und Zusatzleistungen: Neben der tariflichen Vergütung nach TV-L (Eingruppierung E6 abhängig von der persönlichen Qualifikation) bietet die Universitätsmedizin Greifswald attraktive Zusatzleistungen wie betriebliche Altersvorsorge und Mitarbeitendenvergünstigungen auf der Corporate Benefits Plattform. Außerdem fördern wir die nachhaltige Mobilität mit der Möglichkeit des Jobrad-Leasings.
Fortbildungsmöglichkeiten: Es werden regelmäßig Weiterbildungs- und Schulungsprogramme angeboten, um die persönliche und berufliche Entwicklung der Mitarbeitenden zu fördern und ihnen zu helfen, auf dem neusten Stand der Forschung und Technologie zu bleiben.
Interdisziplinäre Zusammenarbeit: Unsere Mitarbeitenden haben die Möglichkeit, mit führenden Experten aus verschiedenen Fachbereichen zusammenzuarbeiten und von einem interdisziplinären Ansatz in Forschung und Praxis zu profitieren.
Forschungsförderung: Die Universitätsmedizin Greifswald unterstützt aktiv Ihre Forschungsprojekte und bietet Ressourcen sowie Infrastruktur für die Entwicklung innovativer Ideen und deren Umsetzung.
Work-Life-Balance: Die Universitätsmedizin Greifswald setzt sich für eine ausgewogene Work-Life-Balance ihrer Mitarbeitenden ein und bietet flexible Arbeitszeitmodelle sowie Programme zur Förderung von Gesundheit und Wohlbefinden, wie z.B. die Kooperation mit der Hansefit GmbH, an. Unser Familienbüro unterstützt Sie bei der Wohnungssuche und allen Fragen rund um das Thema "Vereinbarkeit von Familie und Beruf".
Hanseatischer Standort: Greifswald ist eine charmante Universitätsstadt in Ostseenähe mit einer hohen Lebensqualität, vielfältigen kulturellen Angeboten und einer geschichtsträchtigen Umgebung für Arbeit und Freizeit.