Wir besetzen aktuell eine wichtige Position als Sachbearbeiter*in für zentrale Serviceaufgaben im Facility Management der Verwaltung. Das Facility Management der Verwaltung ist verantwortlich für eine Vielzahl kaufmännischer, technischer und infrastruktureller Aufgaben und sorgt für deren reibungslosen, sicheren und effizienten Ablauf im Arbeitsalltag aller Mitarbeitenden und Gäste des Instituts.

Das sind Ihre Aufgaben

• die Verwaltung der Gästewohnungen einschließlich Belegungsplanung und Bearbeitung von Reservierungen, Kommunikation mit unseren Gästen, Erstellen von Mietverträgen und Mietrechnungen, Anfertigen von Übersichten, Belegungsstatistiken und Wirtschaftlichkeitsberechnungen sowie Kontrolle des Erhaltungszustandes des Gästehauses
• die Verwaltung des Zutrittskontrollsystems inklusive Neuanlage und Betreuung der Nutzer*innen
• das Fuhrparkmanagement
• vielfältige Servicequerschnittsaufgaben wie z.B. Vertragsbetreuung für die Cafeteria, Vertretung der Teamassistenz und der Sachbearbeitung des Gebäudemanagements, Rechnungskontrolle und Rechnungsbuchung von Bau-Rechnungen, Unterstützung/Assistenz der Ingenieur*innen von FM bei Projektaufgaben

Das bringen Sie mit

• eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännisch-verwaltenden Ausbildungsberuf oder im Hotelmanagement in Verbindung mit entsprechender Berufserfahrung
• ein hohes Maß an Teamfähigkeit, sozialer Kompetenz, Belastbarkeit und Selbstorganisation
• ein ausgeprägtes Dienstleistungs- und Serviceverständnis
• Führerscheinklasse B
• anwendungsbereite Kenntnisse im Umgang mit Standard Office-Software (Word, Excel) und Grundkenntnisse im Umgang mit Warenwirtschaftssystemen (z.B. SAP)

Das ist von Vorteil

• Englischkenntnisse

Das sind die Gründe bei uns zu starten

• Vergütung je nach Qualifikation und Aufgabenübertragung bis zur Entgeltgruppe 8 TVöD Bund, Zuschüsse zu vermögenswirksamen Leistungen und Jahressonderzahlung
• Sie sind Teil eines der größten wissenschaftlich-technischen Projekte in Deutschland
• Krisensichere Tätigkeit mit Stabilität
• Gleitzeitsystem und flexible Arbeitszeitmodelle
• Mobiles Arbeiten ist teilweise möglich (in Abhängigkeit von den betrieblichen Anforderungen)
• 30 Tage Urlaub (bei 5-Tage-Woche) und zusätzlich freie Tage, z.B. an Weihnachten, Silvester und Brückentagen
• Betriebliche Altersvorsorge im öffentlichen Dienst (VBL Zusatzversorgung)
• Zuschüsse für Jobtickets (z.B. Deutschlandticket)
• Kantine mit abwechslungsreichem Speisenangebot
• Kostenfreie Parkplätze am Institutsgelände und direkte Anbindung an den ÖPNV
• Weiterbildungsangebote für fachliche Weiterbildung, Kompetenztrainings und Online-Trainingsakademie der Max-Planck-Gesellschaft
• Betriebliches Gesundheitsmanagement zur Gesundheitsvorsorge und Prävention
• Diverse Sportangebote, -gruppen und -kurse
• Sozialberatung für die Unterstützung in schwierigen Lebens- und Arbeitssituationen
• Familienservice für alle Fragen rund um Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Vergünstigte Ferienwohnungen im In- und Ausland

Sehen wir uns bald am IPP?