Die AWO SPI GmbH ist auf der Suche nach einer Sekretär*in (m/w/d) in Teilzeit als Krankheitsvertretung für das Büro der Geschäftsführung am Standort Halle (Saale). In dieser verantwortungsvollen Tätigkeit unterstützen Sie die Geschäfstführung in der Wahrnehmung ihrer Aufgaben und sind für die Büroorganisation verantwortlich.

Die AWO SPI GmbH ist ein gemeinnütziges Unternehmen der Sozialwirtschaft. Wir leben die Werte und Ziele der Arbeiterwohlfahrt. Diese sind die Grundlagen des Handelns aller Mitarbeitenden und der Unternehmenskultur der AWO SPI GmbH. Die AWO SPI steht für Nachhaltigkeit und Zukunftsorientierung. Dabei bilden Beständigkeit und Weiterentwicklung für uns keinen Gegensatz. Es sind wichtige Grundwerte unseres Unternehmens, siehe auch: www.awo-spi.de

Bitte richten Sie Ihre Bewerbung im PDF-Format per E-Mail an Frau Kempf.

Telefon: 0391 79 29 56 17

E-Mail: bewerbung@awo-spi.de

Es werden keine Kosten im Zusammenhang im Zusammenhang mit der Bewerbung erstattet.

Chancengleichheit und selbstbestimmte Teilhabe schwerbehinderter und gleichgestellter Menschen sowie eine respektvolle Zusammenarbeit sind innerhalb der AWO SPI fest verankerte Grundsätze. Deshalb werden schwerbehinderte und gleichgestellte Bewerber*innen bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Darüber hinaus haben wir den Anspruch, unabhängig von der sozialen oder ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, des Alters oder der sexuellen Identität und Orientierung allen Kandidat*innen die gleichen Möglichkeiten des Berufseinstieges zu bieten.

Allgemeine Verwaltungsarbeiten/Büroorganisation:

• Organisation des Büroalltags
• Pflege und Verwaltung von Ablagen und Dokumenten
• Bearbeitung der allgemeinen Korrespondenz
• Termin- und Raumkoordination (Termine koordinieren, Räume buchen, Technik und Bewirtung organisieren)
• Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen (Vorlagen, Protokolle, Serienbriefe, Formulare)

Kontaktpflege mit Mitarbeiter*innen, Behörden, Kund*innen, Lieferant*innen, Organisationen, Verbänden:

• Zentrale Ansprechperson für interne und externe Kontaktanfragen per Telefon, E-Mail und Post; freundliche Erstberatung und zielgerichtete Weiterleitung an die zuständigen Kolleg*innen
• Vorbereitung, Einholung und Nachverfolgung von Rückmeldungen/Unterlagen bei Behörden und externen Stellen (z. B. Antragsunterlagen, Bescheinigungen, Genehmigungen), inklusive Termin- und Fristenmonitoring
• Vorbereitung von Besprechungen durch Einholen, Strukturieren und Vorab-Versand der relevanten Unterlagen an die Teilnehmenden
• Protokollführung in Meetings, Jour-fixes und Projektterminen, inklusive Festhalten von Beschlüssen, Verantwortlichkeiten und Fristen
• Nachbereitung von Terminen: Versand der Protokolle, Pflege von Aufgabenlisten sowie Nachverfolgung offener Punkte in Abstimmung mit den Verantwortlichen
• Terminplanung und Ablaufkoordination der Geschäftsführerin
• Kalenderführung der Geschäftsführerin (abgestimmte Wochenplanung, Terminpriorisierung)
• Fristen- und Wiedervorlagenmanagement

Ihre Vorteile

• 24.12. und 31.12. arbeitsfrei
• Betriebsarzt
• Flexible Arbeitszeiten