Das Unternehmen

HAPEKO ist die erste Adresse für Fach- und Führungskräfte in Deutschland. Schwerpunkt der Tätigkeit ist das Schaffen von Verbindungen zwischen Spezialisten und Führungskräften mit einem beruflichen Veränderungswunsch und passenden Unternehmen. HAPEKO (www.hapeko.de) ist deutschlandweit mit mehr als 20 Standorten vertreten. Unser Mandant ist ein renommiertes international agierendes Schifffahrtsunternehmen mit zentral gelegenem Sitz in Hamburg. Seit vielen Jahrzehnten erfolgreich am Markt etabliert, betreibt das Unternehmen eine moderne Flotte im internationalen Seehandel und bietet seinen Kunden einen exzellenten Service mit maßgeschneiderten Supply-Chain-Lösungen. Im Zuge einer neu geschaffenen Position suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt exklusiv eine Assistenz der Geschäftsleitung / Office Managerin (m/w/d) in unbefristeter Festanstellung und Direktvermittlung. In dieser abwechslungsreichen Rolle übernehmen Sie eine zentrale Funktion im Tagesgeschäft: Sie entlasten die Geschäftsführung organisatorisch, sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag und sind eine verlässliche Schnittstelle zwischen internen Teams, Gästen und externen Partnern. Sie verfügen über mehrjährige Erfahrung im Assistenz- oder Office-Management-Bereich und möchten Ihre organisatorischen Stärken in einem vielseitigen Umfeld mit flachen Hierarchien einbringen? Sie arbeiten strukturiert, kommunizieren souverän – auf Deutsch wie auf Englisch – und behalten auch bei parallelen Aufgaben stets den Überblick? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung unter Angabe der Referenznummer AMA/ 127771!

Aufgaben

• Erste Anlaufstelle am Empfang und Telefon – mit einem freundlichen Auftreten sorgen Sie für einen professionellen Kontakt nach außen sowie für eine angenehme Betreuung von Gästen und Shareholdern
• Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft, insbesondere durch zuverlässige Kalenderpflege, Terminorganisation und Übernahme administrativer Aufgaben
• Planung und Organisation von Geschäftsreisen und Firmenveranstaltungen
• Koordination und Betreuung von externen Dienstleistern wie Handwerkern, Reinigungs- oder Sicherheitsfirmen
• Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags durch die Organisation von Büromaterial sowie die Verwaltung vertragsbezogener Themen (z. B. Telefonie, Firmenwagen, Versicherungen)
• Sorgfältige Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungsräumen für interne und externe Termine
• Übernahme weiterer Verwaltungs- und Assistenzaufgaben im laufenden Tagesgeschäft

Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer administrativen Assistenzfunktion und/oder im Office Management, idealerweise in einem mittelständischen Unternehmensumfeld mit internationaler Ausrichtung
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, hohe Eigeninitiative sowie ein sicheres Gespür für Prioritäten und effiziente Abläufe
• Sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Genauigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Vertrauenswürdiger Umgang mit sensiblen Informationen und ausgeprägte Diskretion
• Hohes Maß an Serviceorientierung, Professionalität im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern sowie ein freundliches und verbindliches Auftreten
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift – in Deutsch und Englisch gleichermaßen sicher
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Outlook und Word

Vorteile

• Eine spannende und vielseitige Position in einem international tätigen Unternehmen mit flachen Hierarchien
• 30 Urlaubstage und flexible Arbeitszeiten
• Moderne technische Ausstattung und ergonomische Arbeitsplätze in hochwertig ausgestatteten Büroräumen
• Arbeiten in einem charmanten Altbau in Toplage in direkter Alsternähe
• Ein strukturiertes Onboarding und persönliche Einarbeitung durch erfahrene Kollegen
• Job-Bike, Getränke und Obst, Firmenevents und weitere Zusatzangebote

Referenz-Nr. AMA/127771