FAKTOR 3 AG ist eine der führenden, inhabergeführten Kommunikationsagenturen in Deutschland und realisiert integrierte (digital) Lösungen für Kunden aus den Bereichen Technologie, Online Business, Mobilität, Telekommunikation, Medien & Entertainment, Automotive, Beauty, Healthcare, Manufacturing und Food.

Deine Mission:

Du bist das Herz des Empfangs unserer Agentur und sorgst dafür, dass sich unsere Mitarbeitenden, Kunden und Gäste (all genders ) von der ersten Sekunde an willkommen und supportet fühlen. Mit einem offenen Auge für Details, einem Gespür für Atmosphäre und einer strukturierten Arbeitsweise übernimmst du sowohl klassische Empfangs-, Organisations-, und Officetätigkeiten als auch Themen , die eine gute Unternehmenskultur ausmachen .

Dein Ziel: Zu einer einer guten Stimmung in der Agentur beizutragen , in der s ich alle wohlfühlen und organisatorische Aufgaben und Prozesse reibungslos laufen. V on der Ordnung und frischem Kaffee in unseren Kaffeeküchen, über den Support beim Postversand, das Planen der gemeinsamen Mittagessen an Donnerstagen bis zu Reisebuchungen und "Bestellungs-Orga" : Du bist gut darin , Struktur zu schaffen, hast aber genauso Freude daran, Dreh- und Angelpunkt für die Belange unserer K olle g *innen und Kund en zu sein .

Die Stelle ist nicht remote-geeignet, dafür aber in Teilzeit bzw. begrenzter Stundenzahl!

Deine Aufgaben:

• Freundliche und professionelle Präsenz am Empfang (inkl. Sicherstellen eines gepflegten und einladenden Empfangsbereichs)

• Zuverlässige Annahme von Telefonaten sowie Bearbeitung von E-Mails (z.B. Kundenbelangen) und interner Weiterleitung

• Durchführung von Reisebuchungen und Übernahme administrativer Aufgaben (z.B. Annahme von Paketen , Zuordnung der internen Post , Bestellungen tätigen und Zusammenarbeit mit der Buch haltung )

• Organisation von Meetings, Buchung von Konferenzräumen inkl. der räumlichen Vorbereitung (z.B. Auffüllen der Getränke, Bestellung von kleinem Catering, dafür sorgen, dass die Tische ordentlich sind )

• Organisation und /oder Bestellung von kleinen " Wohlfühl-Extras " , saisonaler Deko oder wöchentlichen Formaten (gemeinsames Mittagessen)

• Ansprechpartner *in für allgemeine organisatorische Fragen und Unterstützung de r Teams im Tagesgeschäft

• Planung , Unterstützung oder auch Umsetzung von kleinen internen Events oder kleineren Projekten (wie z.B. bei All Hands oder dem Sommerfest)

Das bringst du mit:

• Erfahrung im Office Management ( keine wirkliche Sekretariatstätigkeit! ) , am Empfang, oder aus ähnlichen Positionen sowie eine ausgeprägte Service- oder Dienstleistermentalität - gerne auch aus der Hotellerie!

• Sicherer Umgang mit MS Office und organisatorischen Tools ; idealerweise Interesse an neuen KI-Anwendungen

• Ein offenes , proaktives Wesen mit Freude an Kommunikation und Support

• Ein Auge fürs Detail und ein Gespür für eine angenehme Atmosphäre

• Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und Flexibilität, wenn die Dinge vielleicht anders kommen, als ursprünglich geplant ;-)

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, idealerweise gute Englischkenntnisse

Das findest du bei uns:

• Eine abwechslungsreiche , zentrale Position mit viel eigenem Gestaltungsspielraum

• Rund 180 K olleg*innen , die sich auf Deine Unterstützung freuen

• Die Möglichkeit, aktiv zur Unternehmenskultur beizutragen und eigenständig kleine Projekte zu übernehmen

• Benefits wie Corporate Benefits Programm, Getränke, Zuschuss zum Deutschlandticket, Urban Sports, Teamevents und vieles mehr

Klingt spannend ? Dann freuen wir uns sehr auf deine Bewerbung inkl. Gehaltsvorstellung !