Office Manager (m/w/d)

Gestalte mit uns das Herz unseres Büros – als zentrale Schnittstelle für Mitarbeitende und Gäste. Als Office Manager (m/w/d) bist Du die erste Anlaufstelle und prägst mit Deiner herzlichen Art den ersten Eindruck. Du sorgst mit Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Serviceorientierung für reibungslose Abläufe im gesamten Office Management.

Du liebst es, Verantwortung zu übernehmen, Prozesse zu optimieren und ein Umfeld zu schaffen, in dem sich Menschen wohlfühlen und produktiv arbeiten? Dann freuen wir uns auf Dich!

Deine Rolle in unserem Team:

Front Office & Hospitality

• Empfang und Betreuung von Gästen, Kunden und Bewerbern
• Telefonzentrale, E-Mail-Postfach, Besucherregistrierung
• Raumbuchungsmanagement
• Planung und Vorbereitung von Meetings, Workshops und Events einschließlich Raumsetup, Technik, Bewirtung und Catering
• Travel- & Hospitality Management
• Planung interner Events sowie Seminare
• Onboarding & Offboarding

Office Operations & Administration

• Organisation des Büroablaufs inkl. Schlüssel- / Zutrittsmanagement
• Postbearbeitung, Paketlogistik, Kurierdienste
• Dokumentenmanagement und Archivierung
• Vertrags- und Rechnungsprüfung, Kostenstellenkontrolle für Office Management und Real Estate
• Budgetplanung und Bestellwesen für Office Management und Real Estate
• Erstellung von Reports und Auswertungen (KPIs)
• Prozessoptimierung und Qualitätsüberwachung

Schnittstelle & Stakeholder-Management

• Koordination zwischen Unternehmen, Kunden, Dienstleistern und Teams
• Steuerung externer Partner inkl. SLA-Überwachung
• Professionelle, serviceorientierte Kommunikation und Eskalationsmanagement

Workplace-, Flächen- & Safety-Management

• Belegungsmanagement, Arbeitsplatz- und Meetingraumkonzepte
• Koordination von Wartung, Reparaturen, Umzügen
• Sicherstellung von Arbeitssicherheit und Brandschutz
• Notfall- und Incident-Management
• Bestellung und Verwaltung von Büromaterial und Mobiliar

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung im Office Management oder ähnlicher Rolle
• Organisationstalent, Priorisierungsfähigkeit und Kommunikationsstärke
• Serviceorientiert, lösungsorientiert, flexibel und belastbar
• Teamfähig, selbstständig, verantwortungsbewusst und diskret
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute bis sehr gute Englischkenntnisse im beruflichen Kontext
• Sicherer Umgang mit MS 365, Kollaborationstools (Microsoft Teams) und ERP-Systemen (SAP, DATEV)
• Verantwortungsvoller Umgang mit Daten sowie IT-Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien

Deine Vorteile

• Abwechslungsreiche Aufgaben mit Gestaltungsspielraum
• Kollegiales Team und modernes Arbeitsumfeld
• Unsere Firmenkultur ist offen und kommunikativ
• Weiterentwicklungsmöglichkeiten und Raum für Ideen
• Attraktive Rahmenbedingungen
• Am Standort Hamburg beteiligen wir uns an ÖPNV Kosten, kostenlose PKW-Stellplätze sind verfügbar