Office Manager (m/w/d)

Gestalte mit uns das Herz unseres Büros – als zentrale Schnittstelle für Mitarbeitende und Gäste. Als Office Manager (m/w/d) arbeitest Du in einem geregelten Zweischichtsystem und bist die erste Anlaufstelle, die mit ihrer herzlichen Art den ersten Eindruck prägt. Mit Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Serviceorientierung sorgst Du für reibungslose Abläufe im gesamten Office Management.

Du liebst es, Verantwortung zu übernehmen, Prozesse zu optimieren und ein Umfeld zu schaffen, in dem sich Menschen wohlfühlen und produktiv arbeiten? Dann freuen wir uns auf Dich!

Deine Rolle in unserem Team:

• Empfang und Betreuung von Gästen, Kunden und Bewerbenden sowie erste Anlaufstelle für Mitarbeitende im Büroalltag
• Betreuung der Telefonzentrale sowie Bearbeitung des zentralen E-Mail-Postfachs
• Besucherregistrierung sowie Koordination und Verwaltung von Meeting- und Besprechungsräumen
• Organisation und Vorbereitung von Meetings, Workshops und internen Veranstaltungen (Raumsetup, Technik, Catering)
• Unterstützung im Travel- und Hospitality-Management
• Organisation des Büroalltags, einschließlich Schlüssel- und Zutrittsmanagement sowie Bearbeitung von Post, Paketen und Kurierdiensten
• Bestellung und Verwaltung von Büromaterial, Büroausstattung und Mobiliar
• Koordination und Abstimmung mit internen Teams, Dienstleistern und externen Partnern
• Unterstützung bei organisatorischen Office-Themen wie Wartungen, Reparaturen oder Umzügen
• Aktive Mitgestaltung und Optimierung administrativer Abläufe im Office-Umfeld sowie Unterstützung bei Arbeitssicherheits-, Brandschutz- und Notfallthemen

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung im Hotel- oder Veranstaltungsbereich oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Empfang, Front Office oder Office Management – idealerweise in einem internationalen Unternehmensumfeld
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Hohe Serviceorientierung, freundliches Auftreten und professionelle Kommunikation mit Gästen, Mitarbeitenden und Partnern
• Sicherer Umgang mit gängigen MS-Office- bzw. Microsoft-365-Anwendungen
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse im beruflichen Umfeld
• Diskretion, Zuverlässigkeit und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein

Deine Vorteile

• Abwechslungsreiche Aufgaben mit Gestaltungsspielraum
• Kollegiales Team und modernes Arbeitsumfeld
• Unsere Firmenkultur ist offen und kommunikativ
• Weiterentwicklungsmöglichkeiten und Raum für Ideen
• Attraktive Rahmenbedingungen
• Am Standort Hamburg beteiligen wir uns an ÖPNV Kosten, kostenlose PKW-Stellplätze sind verfügbar