EinrichtungFakultät für Mathematik, Informatik und Naturwissenschaften (Fachbereich Mathematik)

Arbeitsbeginnschnellstmöglich, unbefristet

Bewerbungsschluss08.10.2025

Arbeitsumfangteilzeitgeeignete Vollzeitstelle

Aufgabengebiet

Im Team der Fachbereichsverwaltung unterstützen Sie die wissenschaftlichen Arbeitsgruppen und die Leitung des Fachbereichs Mathematik.

Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

• Ressourcenmanagement Personal/Stellen:
• Personalvorgänge an der Schnittstelle zwischen den Vorgesetzten und der Personalabteilung vorbereiten und erfassen
• im Team der Fachbereichsverwaltung Personal- und Stellendaten auswerten und Qualität sichern
• Krankheits- und Urlaubsverwaltung für das nicht-wissenschaftliche Personal einschließlich Jahresmeldungen
• Mitarbeiter:innen über Urlaubsansprüche und deren Verfall informieren
• Ressourcenmanagement Budget/Finanzen, v. a.:
• Routine-Auswertungen und Berichte, Bewirtschaftung und administrative Überwachung (Einhaltung der haushaltsrechtlichen Bestimmungen und Vorgaben) des Mittelabflusses in besonderen Einzelfällen
• besoldete und unbesoldete Lehraufträge unter Berücksichtigung der Lehrbeauftragten-Verordnung bearbeiten
• Bestell- und Beschaffungsvorgänge (SAP-SRM/MM) und Auslagenerstattungen unterstützen und bearbeiten
• Raummanagement:
• in Kooperation mit dem/der Raumbeauftragten, den Assistenz-Teams und der IT die Räume und einzelnen Arbeitsplätze zuordnen und vorbereiten lassen
• On- und Offboarding unterstützen bezogen auf Räume und Schließberechtigungen
• Bedarfsermittlung und Umsetzung von Herrichtungsmaßnahmen und Möblierung in Berufungsverfahren unterstützen
• Raumbeauftragten und Baubeauftragten bei Nutzungsänderungen, Umzugsvorbereitungen etc. zuarbeiten
• Tabellen und Datenbanken zum Raum- und Flächenmanagement pflegen
• Möblierungs- und Mängeltickets nachverfolgen
• Fachbereichsassistenzstelle vertreten bei Erasmus-Administration (incoming and outgoing students) und allgemeinen Assistenzaufgaben ausgewählter wissenschaftlicher Arbeitsgruppen (zurzeit Mathematische Logik und Geometrie)
• Service/Allgemeine Verwaltungsangelegenheiten:
• Homepage- und Blogeinträge
• die Vorgesetzten und den/die Sicherheitsbeauftragten bei Arbeitssicherheitsangelegenheiten unterstützen

Einstellungsvoraussetzung

• abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Beruf

oder

• gleichwertige Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen

Bei den letztgenannten Einstellungsvoraussetzungen erfolgt die Prüfung der gleichwertigen Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen mit der Einstellung.

Erforderliche Fachkenntnisse und persönliche Fähigkeiten

• gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (möglichst Level C1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens bei Dienstantritt)
• Erfahrungen mit Büro- und Verwaltungsabläufen, möglichst im wissenschaftlichen Bereich
• sehr gute Kenntnisse von Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel, Website Content Management (z. B. Fiona)
• Erfahrung mit digitalen Verwaltungs-Tools und in der Tabellenpflege
• Kenntnisse von kaufmännischer Buchführung und Haushaltsrecht
• gute Anwendungskenntnisse in SAP oder vergleichbarer Software
• ausgeprägte Organisationsfähigkeiten, strukturiertes, genaues und präzises Arbeiten
• Teamfähigkeit
• Eigenverantwortung und die Fähigkeit auch im Hochbetrieb den Überblick und die gute Arbeitsqualität zu behalten
• sicheres und freundliches Auftreten, Empathie und Teamgeist, Servicebereitschaft für Mitarbeiter:innen und Studierende
• Offenheit für Veränderungen und die Bereitschaft, sich in neue Aufgaben und Tools einzuarbeiten

Wir bieten Ihnen

• Sichere Vergütung nach Tarif
• Weiterbildungsmöglichkeiten
• Betriebliche Altersvorsorge
• Attraktive Lage
• Flexible Arbeitszeiten
• Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Gesundheitsmanagement, EGYM Wellpass
• Beschäftigten-Laptop
• Mobiles Arbeiten
• Bildungsurlaub
• 30 Tage Urlaub/Jahr

Die Exzellenzuniversität Hamburg gehört zu den forschungsstärksten Wissenschafts- und Bildungseinrichtungen Deutschlands. Durch Forschung und Lehre, Bildung und Wissenstransfer auf höchstem Niveau fördern wir die Entwicklung einer neuen Generation verantwortungsbewusster Weltbürger:innen, die den globalen Herausforderungen unserer Zeit gewachsen ist. Mit unserem Leitmotiv "Innovating and Cooperating for a Sustainable Future in a Digital Age" gestalten wir die Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen und außerwissenschaftlichen Partnerinstitutionen in der Metropolregion Hamburg und weltweit. Wir laden Sie ein, Teil unserer Gemeinschaft zu werden, um gemeinsam mit uns einen nachhaltigen und digitalen Wandel für eine dynamische und pluralistische Gesellschaft zu gestalten.

Die FHH fördert die Gleichstellung von Frauen und Männern. Wir fordern Männer gem. § 7 Abs. 1 des Hamburgischen Gleichstellungsgesetzes (HmbGleiG) daher ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Sie werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund.

Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen haben Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten bewerbenden Personen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung.