Deine Aufgaben:

• Die Produktion von Büchern, Schriften und Kongressmaterialien sowie den Versand von Publikationen und Studienunterlagen koordinieren und überwachen
• Veranstaltungen in Präsenz und virtuell organisieren
• Vergabeverfahren durchführen
• Aufgaben der Büroorganisation wahrnehmen
• Elektronische Rechnungen bearbeiten und Haushaltsansätze überwachen
• Prozesse nach Vorgaben in der Prozessvisualisierungssoftware modellieren
• Aufgaben der Anwendungsadministration für die OE wahrnehmen
• Beitrag zum jährlichen Geschäftsbericht der Abteilung für die Geschäftsführung erstellen
• Ablagestruktur der Abteilung Arbeitsmedizin, Gefahrstoffe und Gesundheitswissenschaften überwachen, pflegen und weiterentwickeln

Dein Profil:

• Abgeschlossene Berufsausbildung in einem verwaltenden oder kaufmännischen Beruf
• Bereitschaft, die Zusatzqualifikation "Sekretärin/Sekretär" zu absolvieren
• Grundkenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
• Anwendungskenntnisse MS-Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Visio)
• Anwendungskenntnisse Prozessvisualisierungssoftware oder Bereitschaft, diese zu erwerben
• Anwendungskenntnisse Büroorganisationssoftware (Raumbuchungssoftware, SAP, Wintrip)
• Anwendungskenntnisse Buchungssoftware OBE oder Bereitschaft, diese zu erwerben
• Anwendungskenntnisse Adobe Reader/Writer oder Bereitschaft, diese zu erwerben
• Anwendungskenntnisse Terminplanungstools für interne und externe Teilnehmende oder Bereitschaft, diese zu erwerben
• Du setzt Ressourcen gesundheitsfördernd und effizient ein.
• Du triffst überlegt ergebnisorientierte Entscheidungen und stehst dazu.
• Du arbeitest wertschätzend und vertrauensvoll mit anderen gemeinsam am Erfolg.
• Du überzeugst durch offene, wirkungsvolle und zeitgemäße Kommunikation.
• Du stellst den Kunden/die Kundin in den Mittelpunkt deines beruflichen Handelns.
• Du denkst und handelst im Interesse der BGW.
• Du bist in der Lage, Sachverhalte zu durchdringen.
• Du bist motiviert, die Aufgabe als Sekretärin/Sekretär (m/w/d) in der Abteilung Arbeitsmedizin, Gefahrstoffe und Gesundheitswissenschaften erfolgreich auszuüben.
• Du bist bereit, dich weiterzubilden.
• Du bist bereit, Dienstreisen durchzuführen. Diese werden frühzeitig bekanntgegeben bzw. sind planbar.

Sonst noch wichtig:

• Die BGW fördert Vielfalt.
• Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt.
• Die Stelle ist teilzeitgeeignet.
• Entgeltgruppe 9a BG-AT , abhängig von der individuellen berücksichtigungsfähigen Berufserfahrung zwischen 45.305,00 € (Stufe 1) und 62.530,00€ (Stufe 7) p.a.
• Die Bewerbungsgespräche finden am 11.11.2025 und 12.11.2025 in Hamburg statt.
• Dir wurde die Stelle von einem oder einer Mitarbeitenden der BGW empfohlen? Dann fülle das Bring-a-Friend-Formular aus und schicke es innerhalb der Ausschreibungsfrist ab.