HafenCity, Hamburg, Deutschland

DCD Services entwickelt und betreut Immobilien mit hohem Anspruch an Qualität, Wirtschaftlichkeit und Bestand.
Wir arbeiten dort, wo Projekte besondere Sorgfalt und werterhaltendes Denken benötigen – in Revitalisierung, Nachverdichtung und im Betrieb anspruchsvoller Bestandsimmobilien für Investoren, Eigentümer, Family Offices und Unternehmen.
Mit WorkCraft führen wir diesen Anspruch im technischen Facility Service weiter:
durch nachvollziehbare, qualitätsorientierte Arbeit im Gebäudebetrieb.

Zur Unterstützung unseres Büro- und Projektgeschäfts suchen wir eine Teamassistenz (m/w/d), die organisatorische Aufgaben verlässlich übernimmt und unser Team im Tagesgeschäft entlastet.

Ihre Rolle
Sie übernehmen organisatorische und administrative Aufgaben, die für den Ablauf unserer Projekte wichtig sind. Durch Ihre zuverlässige Arbeitsweise behalten Unterlagen, Termine und Informationen ihren Platz - und das Team den Kopf frei.

Ihre Aufgaben:

Verlässliche Unterstützung im Tagesgeschäft

• Termin- und Reiseorganisation
• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings (inkl. Räume & Catering)
• Organisation von Post, Bestellungen und Vertragsunterlagen
• Zuarbeit für den WorkCraft-Facility-Services-Bereich

Sorgfältige Dokumentation & Ablage

• Pflege von Listen, Verträgen, Protokollen und Projektdokumenten
• Scans, Versand, Fristenmanagement & Archivierung
• Telefon- und E-Mail-Kommunikation nach Vorgaben

Unterstützung in der vorbereitenden Buchhaltung

• Prüfung und Sortierung von Eingangsrechnungen nach Vorgaben
• Vorbereitung von Zahlungsläufen (keine Entscheidung über Zahlungen)
• Einholung von Belegen und Nachweisen aus Projekten
• Zuordnung von Rechnungen zu Projekten/Kostenstellen

Was Sie mitbringen:

• Sie verfügen über nachweislich umfangreiche Erfahrung im Assistenz- oder Office-Bereich und arbeiten entsprechend souverän, strukturiert und vorausschauend.
• Sorgfältige, serviceorientierte und nachvollziehbare Arbeitsweise
• Professioneller Umgang mit externen Partnern & Dienstleistern
• Freude an Ordnung, Struktur, Zahlen & klaren Prozessen
• Verbindliche Präsenz im Büro erforderlich

Was wir bieten

• Ein kleines, eingespieltes Team ohne starre Hierarchien
• Direkte Zusammenarbeit mit allen Kolleg:innen statt komplizierter Abstimmungswege
• Ein modernes, ruhiges Arbeitsumfeld in der HafenCity
• Wertschätzung für zuverlässige Arbeit und saubere Organisation
• Eine langfristige Rolle in einem professionellen Unternehmen

Konditionen:

• Vollzeit in Festanstellung
• Gute Vergütung entsprechend Erfahrung und Verantwortung
• Moderner Arbeitsplatz in der Hamburger HafenCity
• Büropräsenz als fester Bestandteil der Aufgabe
• Startdatum nach Absprache

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung inklusive Lebenslauf und möglichem Startdatum.