Das Unternehmen

HAPEKO ist die erste Adresse für Fach- und Führungskräfte in Deutschland. Schwerpunkt der Tätigkeit ist das Schaffen von Verbindungen zwischen Spezialisten und Führungskräften mit einem beruflichen Veränderungswunsch und passenden Unternehmen. HAPEKO (www.hapeko.de) ist deutschlandweit mit mehr als 20 Standorten vertreten. Unser Mandant ist ein zukunftsorientiertes Infrastrukturunternehmen im Energiesektor mit Sitz in Norddeutschland. Im Mittelpunkt stehen die Entwicklung und der Betrieb eines strategisch bedeutenden Energieprojekts. Das Unternehmen leistet einen zentralen Beitrag zur Diversifizierung einer nachhaltigen Energieversorgung und setzt dabei auf höchste Standards in Sicherheit, Umweltverantwortung und technologische Innovation. Für dieses spannende Unternehmensumfeld suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Teamassistenz / Office Manager (m/w/d) für das Projektbüro in Hamburg. In dieser Funktion übernehmen Sie vielfältige administrative und organisatorische Aufgaben zur Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs. Sie unterstützen die Geschäftsleitung und das Team bei der Terminplanung, Reiseorganisation, Dokumentenverwaltung sowie internen Prozessen und Projekten. Zudem sind Sie zentrale Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner – inklusive professionellem Gästeempfang. Haben Sie bereits Erfahrung in der Assistenz und/oder im Office Management – idealerweise im internationalen Umfeld oder in großen Projektteams? Liegen Ihre Stärken im strukturierten Arbeiten, dem Setzen von Prioritäten und dem verantwortungsvollen Umgang mit sensiblen Informationen? Sind Sie kommunikationsstark in Deutsch und Englisch und behalten auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung unter Angabe der Referenz AMA/126072.

Aufgaben

• Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben inklusive Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Berichten, Präsentationen und Korrespondenz unter sicherer Anwendung der Microsoft 365 Programme
• Unterstützung bei buchhalterischen Tätigkeiten wie der Bearbeitung von Rechnungen und Spesenabrechnungen sowie bei Governance-Aufgaben während definierter Abwesenheiten
• Planung und Koordination von Terminen, Besprechungen und Geschäftsreisen inklusive Unterkunftsbuchungen
• Pflege und Organisation von physischen und digitalen Ablagesystemen sowie ordnungsgemäße Ablage der projektbezogenen Korrespondenz in Zusammenarbeit mit dem Dokumentenmanagement
• Büroorganisation inkl. Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Telefonmanagement, Verwaltung des Bürobedarfs sowie Koordination externer Dienstleister (Reinigung, Facility)
• Empfang und Betreuung von Besuchern, Mitarbeitenden und Geschäftspartnern in professioneller Weise sowie Mitwirkung an Sonderprojekten und Veranstaltungen
• Verwaltung des kleinen Fuhrparks

Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mindestens drei Jahre Berufserfahrung in einer administrativen Assistenzfunktion und/oder im Office Management, idealerweise in einem internationalen Umfeld oder innerhalb größerer Projektteams
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, hohe Eigeninitiative sowie ein sicheres Gespür für Prioritäten und effiziente Abläufe
• Sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Genauigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Vertrauenswürdiger Umgang mit sensiblen Informationen und ausgeprägte Diskretion
• Hohes Maß an Serviceorientierung, Professionalität im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern sowie ein freundliches und verbindliches Auftreten
• Analytisches Denkvermögen und die Fähigkeit, pragmatische und fundierte Entscheidungen zu treffen
• Starke Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift – in Deutsch und Englisch gleichermaßen sicher
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in Microsoft Office 365, insbesondere Outlook und der Dateiablage in SharePoint

Vorteile

• Abwechslungsreiche Tätigkeit mit gesellschaftlicher Relevanz im Bereich europäischer Energieversorgung
• Dynamisches, zukunftsorientiertes Arbeitsumfeld in einem internationalen, standortübergreifenden Team
• Einblicke in ein strategisch bedeutendes Infrastrukturprojekt
• Offene Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien und Raum für fachliche Weiterentwicklung
• 30 Tage Urlaub
• Flexible Arbeitszeiten mit Kernzeit zwischen 9–16 Uhr
• Zentrale Lage mit sehr guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
• Moderne, ergonomisch ausgestattete Arbeitsplätze und neueste technische Ausstattung
• Attraktive Zusatzleistungen: Kostenübernahme des Jobtickets, bezuschusstes Fitnessangebot, kostenloser Obstkorb und Getränke

Referenz-Nr. AMA/126072