Registratorin/Registrator (m/w/d) (20251698_0002)

Dafür brauchen wir Sie

Das Aufgabengebiet umfasst die Übernahme der zentralen Telefonvermittlung und Pförtnerdienste sowie die sachgemäße Verwahrung und Verwaltung von Akten und Schriftverkehr, dazu gehören u.a.:

• IT-gestützte Erfassung und Zuordnung schriftlich und elektronisch eingehender Dokumente mittels eines elektronischen Verwaltungssystems (AdeBA)
• Abwicklung der gesamten Briefpost für die zentrale Eingangs- und Ausgangsbearbeitung
• Weiterleitung der erforderlichen Unterlagen an die zuständigen Organisationseinheiten
• Vergabe von Aktenzeichen auf Grundlage des Aktenplanes einschl. Führen des Aktenverzeichnisses
• Anlegen von Papierakten einschl. chronologische Abheftung von Schriftstücken
• Herausgabe von Akten an die Bearbeiter/-innen einschl. Führen der Aktenausgabekartei
• Führung der Wiedervorlageliste und Kontrolle der Termine (soweit in Papier noch vorhanden)
• Korrektur lesen von Texten und ausgehender Schriftstücke
• Überprüfung von Aufbewahrungsfristen
• Verwaltung der Altregistratur, archivgerechte Aufbereitung von Akten, Bearbeitung der Aktenabgabe an das zuständige Archiv, Veranlassung der Aktenvernichtung und Datenpflege nach Abschluss der Aussonderung
• Beschaffung von Literatur einschl. Rechnungsbearbeitung
• Inventarisieren und Herausgeben von Druckwerken
• Ausbildung von Auszubildenden im Ausbildungsberuf "Verwaltungsfachangestellte/r", Praktikanten, usw. am Arbeitsplatz
• Anwenderbetreuung im IT-Verfahren AdeBA

Ihr Profil

Das sollten Sie unbedingt mitbringen:

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfach-angestellter oder Kauffrau für Bürokommunikation / Kaufmann für Bürokommunikation (mind. 3-jährige Berufsausbildung)

Das wäre wünschenswert:

• Kenntnisse der beim Aktenmanagement geltenden Regeln (z.B. Registratur-Richtlinie, datenschutzrechtlichen Bestimmungen)
• Kenntnisse in der elektronischen Aktenverwaltung (vorzugsweise AdeBA)
• Kenntnisse im Beschaffungswesen (z.B. UVgO)
• Anwendungsreife Kenntnisse der Microsoft- Standardanwendungen (insbesondere Word, Excel und Outlook)
• SAP-Kenntnisse
• Verantwortungsbewusstsein und Freude an kommunikativer Arbeit im Team
• Ein hohes Maß an Genauigkeit und Sorgfalt
• Verschwiegenheit
• Flexibilität und Belastbarkeit bei der Aufgabenerfüllung
• Gute Auffassungsgabe und geistige Beweglichkeit
• Gutes Planungs- und Organisationsvermögen
• Sichere mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in der deutschen Sprache (Nachweis eines Sprachzertifikates mit mind. C1)
• Eigenständigkeit / Initiative
• Bereitschaft zur Fortbildung und Einarbeitung in neue Sachverhalte
• Führerschein der Klasse B und Bereitschaft zum Führen von Dienstfahrzeugen

Das bieten wir Ihnen

Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe 6 der Anlage 1 zum TV EntgO Bund zum TVöD.

• Ein umfangreiches Angebot an Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Eine Jahressonderzahlung gemäß TVöD in Höhe von 90 v.H. des Monatsentgeltes.
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr.
• Zusätzliche Altersvorsorge (Die VBL Klassik ist die Altersvorsorge für den öffentlichen Dienst. Sie entspricht einer Betriebsrente, die jede Arbeitnehmerin / jeder Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst nach 5 Jahren Tätigkeiten zusätzlich zu seiner gesetzlichen Rente erhält.)
• Arbeitgeber-Anteil zu vermögenswirksamen Leistungen.
• Moderne Arbeitsplätze in attraktiver Lage mit kostenfreien Parkplätzen.
• Sozialwerk mit einem breit gefächerten Freizeit-, Erholungs- und Begegnungsangebot

Besondere Hinweise

Die Probezeit beträgt sechs Monate.

Der ausgeschriebene Dienstposten ist grundsätzlich zur Teilzeitbesetzung geeignet.

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt derzeit 39 Stunden.

Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen nach Maßgabe des § 8BGleiG bevorzugt berücksichtigt.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher fachlicher Eignung bevorzugt eingestellt. Es wird nur ein Mindestmaß an körperlicher Eignung verlangt.

Wir begrüßen die Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten. Die deutsche Sprache muss beherrscht werden (mind. C1).

Die Auswahl erfolgt durch eine Kommission.

Fühlen Sie sich angesprochen?

Dann bewerben Sie sich bitte bis zum 12.09.2025 über das Elektronische Bewerbungsverfahren (EBV) auf der Einstiegsseite: http://www.bav.bund.de/Einstieg-EBV

Wählen Sie dort "Bewerbung mittels Referenzcode" aus und geben Sie bitte im Verlauf Ihrer Bewerbung den Referenzcode 20251698_0002 ein. Die Benutzerdokumentation finden Sie über den o. g. Link.

Bitte laden Sie im weiteren Verlauf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen ( Lebenslauf, Prüfungsurkunde/-zeugnis zum Berufsabschluss, Arbeitszeugnis und eine Kopie Ihres Führerscheins, letztes Schulzeugnis ) als Anlage in Ihr Kandidatenprofil hoch.

Bei ausländischen Bildungsabschlüssen bitten wir um Übersendung entsprechender Nachweise über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss. Nähere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte der Internetseite der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) unter http://www.kmk.org/zab oder unter dem Infoportal zu ausländischen Bildungsabschlüssen: https://anabin.kmk.org/anabin.html. Bei der Zeugnisbewertung ggf. anfallende Gebühren können nicht erstattet werden.

Zusätzlich pflegen Sie bitte in Ihrem Kandidatenprofil unter "Ausbildung/Abschlüsse" Ihren Berufsabschluss und unter "Berufserfahrung" die Arbeitgeber der letzten fünf Jahre oder die letzten drei Arbeitgeber inklusive des aktuellen Arbeitgebers.

Sie können sich auch per Post unter "Bundesanstalt für Verwaltungsdienstleistungen, Schloßplatz 9, 26603 Aurich" bewerben.

Für Fragen im Zusammenhang mit dem Elektronischen Bewerbungsverfahren steht Ihnen die Bundesanstalt für Verwaltungsdienstleistungen unter der Rufnummer 04941 602-240 zur Verfügung.

(DO: 8141) (BG: 3)

Ansprechpersonen

Für weitere Auskünfte zum Aufgabengebiet stehen Ihnen Frau Rahn 05541 952-1101 oder Herr Köhne, Tel. 04231 898-1101 und in tariflichen Fragen Frau Flörke, Tel. Nr. 05541 952-1120 oder Herr Stolte, Tel. 04231 898-1122, zur Verfügung.