Die Universitätsbibliothek ist Kompetenz- und Steuerungszentrum für alle bibliothekarischen Geschäftsprozesse in der Universität Heidelberg. Ihrem Direktor obliegt die Dienstaufsicht über das gesamte bibliothekarische Fachpersonal.

An der Universitätsbibliothek Heidelberg ist ab 01.11.2025 oder später eine Stelle ganztags befristet bis 31.10.2027 zu besetzen:

Beschäftigter im Verwaltungsdienst (w/m/d)* Kennz.: 09/25

Ihre Aufgaben:

• Abrufen der zur Zahlung anstehenden Literaturrechnungen aus dem automatisierten lokalen Erwerbungsmodul des Bibliothekssystems SISIS, Erstellen der förmlichen Kassenanweisungen und Buchung der Rechnungsbelege im Finanzbuchhaltungsmodul SAP R/3
• Annahme, Beantwortung, Weiterleitung interner und externer mündlicher, telefonischer und E-Mail-Anfragen
• Eigenständige Erledigung von formalisiertem Schriftverkehr
• Erstellung von Dokumentationen, Statistiken, Adressdateien und sonstigen Sonderaufgaben für die Bibliotheksleitung
• Terminkoordination und –überwachung
• Assistenz bei Organisation und Vorbereitung von Besprechungen, Tagungen etc.
• Empfang und ggf. Betreuung von Besucher*innen und Gästen
• Betreuung der zentralen Registratur
• Führen der elektronischen Urlaubs- und Krankenkartei
• Bearbeitung von Dienstreiseanträgen und Reisekostenabrechnungen
• Bearbeitung der Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsanträge der studentischen Hilfskräfte

Ihr Profil:

• Berufsausbildung und Erfahrung im Verwaltungs- und Sekretariatsbereich, vorzugsweise im universitären Umfeld
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen, digitalen Medien und dem Internet
• SAP-Kenntnisse
• Sicherer Umgang mit der deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse
• Selbstständige, zuverlässige, sorgfältige und exakte Arbeitsweise unter Beachtung geltender Regelungen
• Verantwortungsbewusstsein, Einsatzbereitschaft, Initiativkraft und Kontinuität im Arbeitsverhalten
• Organisatorische Kompetenz
• Kontaktfreude, Kommunikationsfähigkeit
• Teamfähigkeit und kooperatives Arbeiten
• Hohe Belastbarkeit und Flexibilität
• Grundsätzliche Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Aufgaben

Wir bieten:

• Abwechslungsreiches und interessantes Arbeiten
• Möglichkeit, eigenverantwortlich und im Team zu arbeiten
• Umfassende Einarbeitung sowie die Inanspruchnahme von Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen
• Flexible Arbeitszeitgestaltung und Vereinbarkeit von Beruf und Familie (https://www.uni-heidelberg.de/de/universitaet/das-profil-der-universitaet-heidelberg/familiengerechte-universitaet (https://www.uni-heidelberg.de/de/universitaet/das-profil-der-universitaet-heidelberg/familiengerechte-universitaet) ),
• Zentrale Lage in Heidelberg mit guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
• Nutzung eines bezuschussten Deutschlandtickets
• Beschäftigtenrabatt bei der Nutzung der Mensen der Universität

**** Die Stelle ist grundsätzlich teilbar. Die Vergütung erfolgt nach TV-L.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit aussagekräftigen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis zum 24.09.2025 an den Direktor der Universitätsbibliothek Heidelberg, Herrn Dr. Jochen Apel, Postfach 10 57 49, 69047 Heidelberg oder in einer PDF-Datei per E-Mail an bewerbung@ub.uni-heidelberg.de (https://mailto:bewerbung@ub.uni-heidelberg.de) senden. Wir bitten um Verständnis, dass eingegangene Bewerbungsunterlagen nicht zurückgesandt werden.

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Wir bitten qualifizierte Frauen nachdrücklich um ihre Bewerbung. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt (http://www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt) .

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.