English version see below.

Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 32.000 Studierenden und 8.400 Mitarbeiterinnen, darunter zahlreiche Spitzenforscherinnen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat.

Am Institut für Sinologie (Chinawissenschaften) der Universität Heidelberg ist zum 01.03.2026 folgende Stelle (75%) in einem unbefristeten Beschäftigungsverhältnis zu besetzen:

Fremdsprachensekretär*in (w/m/d)

Ihre Aufgaben:

• Abwicklung von Korrespondenz in deutscher, englischer und einer ostasiatischen Sprache, vorzugsweise chinesisch, sowie ggf. in weiteren Sprachen aus dem ostasiatischen und/oder europäischen Raum
• Kommunikation (schriftlich und mündlich) universitätsintern sowie mit externen Projekt-, Austausch- und Vertragspartnerinnen, Fördermittelgeberinnen, Lehrenden und Studierenden u. ä. Personen und Institutionen auch aus dem chinesischen Raum
• Abwicklung des allgemeinen Publikumsverkehrs
• Empfang und Betreuung von internationalen Gastwissenschaftler*innen
• Organisation und Administration wesentlicher Teile des Sekretariats der Einrichtung, insbesondere verantwortliche Mittel- und Personalverwaltung am Institut und anteilig im Zentrum für Ostasienwissenschaften (in Kooperation mit den Nachbarsekretariaten der Japanologie und der Kunstgeschichte Ostasiens)
• Dienstreiseabwicklung für Mitarbeitende
• Lehrveranstaltungsmanagement (z. B. bei Raumbuchung, Kursplanung, Ausstellung von transcripts/Zeugnissen u. ä.)
• Planung und Durchführung von Semestereröffnungs- und Abschlussveranstaltungen

Ihr Profil:

• Sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen sowie wenigstens gute Kenntnisse der chinesischen Sprache. Zusätzliche Kenntnisse weiterer ostasiatischer oder europäischer Sprachen sind von Vorteil. Bewerberinnen und Bewerber ohne Kenntnisse in Chinesisch und/oder anderer ostasiatischer Sprachen werden berücksichtigt, falls keine geeignete Bewerbung mit chinesischen und/oder anderen ostasiatischen Sprachkenntnissen vorliegt.
• Erfahrungen im Verwaltungsbereich
• Stilsicherheit, ausgezeichnete Schreibfertigkeiten, Erstellung von Excel-Tabellen, Word-Dokumenten sowie Power Point-Präsentationen
• Erfahrung im Umgang mit gängigen Videokonferenzprogrammen (z. B. heiCONF, MS-Teams, Zoom, WebEx) und idealerweise mit Web Content Management Systemen wie Drupal, Kenntnisse in Sharepoint
• Erfahrung in der Verwendung von einschlägigen Programmen der Finanzverwaltung bzw. des Berichtswesens und des Lehrmanagements (z. B. SAP, Profi-online, EU- & DFG-Abrechnungsprogramme; HISPOS/heiCO u. ä.)
• Für die Tätigkeit sind Teamgeist, selbständiges Arbeiten, Organisationstalent, Flexibilität, kommunikative Kompetenz, Aufgeschlossenheit und Freude am Umgang mit Menschen unterschiedlicher kultureller Herkunft erforderlich

Wir bieten:

• Eine anspruchsvolle und vielseitige Tätigkeit im internationalen Umfeld
• Ausbau Ihrer Fähigkeiten im Prozessmanagement
• Die Einbindung in ein engagiertes Team
• Flexible Arbeitszeiten, eine familienfreundliche Universität, interne Bildungsprogramme

Die Vergütung erfolgt nach TV-L.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis zum 25.01.2026 in einer PDF-Datei per E-Mail an enno.giele@zo.uni-heidelberg.de (https://file:///C:/Users/ku264/AppData/Local/Microsoft/Windows/INetCache/Content.Outlook/ND39QOOO/enno.giele@zo.uni-heidelberg.de) senden.

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt (http://www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt) .

English version:

Heidelberg University is a comprehensive university with a strong focus on research and international standards. With more than 32,000 students and 8,400 employees, including numerous top researchers, it is a globally renowned institution that also plays an important economic role in the Rhine-Neckar metropolitan region.

The following position (75%) is available at the Institute of Sinology (Chinese Studies) at Heidelberg University as of March 1st, 2026, on a permanent contract basis:

Foreign Language Secretary (f/m/d)

Your responsibilities would include:

• Handling correspondence in German, English, and an East Asian language, preferably Chinese, as well as other languages from East Asia and/or Europe, if necessary
• Communication (written and oral) within the university and with external partners (research / exchange projects, contract partners, funding agencies, teachers, students, and other individuals and institutions), including those from China
• Dealing with student and other issues during public opening hours
• Welcoming and assisting international guests / visiting scholars
• Organization and administration of essential office operations, in particular being responsible for financial funds and personnel management at the institute and partly also at the Center for East Asian Studies (in cooperation with the neighboring offices of Japanese Studies and East Asian Art History)
• Handling business trips for employees
• Course management support (e. g., room reservations, course planning, issuing transcripts/certificates etc.)
• Planning and implementing of semester opening and closing events

Your profile:

• Very good knowledge of German and English and at least a good knowledge of Chinese. Additional knowledge of other East Asian or European languages is an advantage. Applicants without knowledge of Chinese and/or other East Asian languages will be considered if no suitable applications with Chinese and/or other East Asian language skills are received.
• Experience in administration
• Excellent writing and formulating skills, ability to create Excel spreadsheets, WORD documents, and PowerPoint presentations
• Experience with common video conferencing programs (e. g., heiCONF, MS Teams, Zoom, WebEx) and ideally with web content management systems such as Drupal, knowledge of Sharepoint
• Experience in using relevant financial management, reporting, and teaching management applications (e. g., SAP, Profi-online, EU & DFG accounting programs; HISPOS/heiCO etc.)
• The position requires team spirit, the ability to work independently, organizational skills, flexibility, communication skills, open-mindedness, and enjoyment of working with people from different cultural backgrounds.

We offer:

• Interesting and versatile tasks in an international environment
• Opportunities to develop your process management skills
• Integration into a dedicated team
• Flexible working hours, a family-friendly university, and internal training programs

Remuneration is based on TV-L (public sector wage scheme of the state of Baden-Württemberg).

We look forward to receiving your application. Please send the usual documents (resumé, references, etc.) in a single PDF file by email to enno.giele@zo.uni-heidelberg.de (https://file:///C:/Users/ku264/AppData/Local/Microsoft/Windows/INetCache/Content.Outlook/ND39QOOO/enno.giele@zo.uni-heidelberg.de) by January 25, 2026.

Heidelberg University stands for equal opportunities and diversity. Persons with severe disabilities will be given preference if they are equally qualified. Information on job advertisements and the collection of personal data is available at www.uni-heidelberg.de/en/job-market (http://www.uni-heidelberg.de/en/job-market) .

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.