Sachbearbeiter*in Promotionsbüro (m/w/d)
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Sachbearbeiter*in Promotionsbüro (m/w/d)
Universitätsklinikum Heidelberg
Gesundheit, Soziales
Heidelberg
- Art der Beschäftigung: Vollzeit
- Hybrid
Sachbearbeiter*in Promotionsbüro (m/w/d)
Über diesen Job
Sachbearbeiter*in Promotionsbüro (m/w/d)
zum nächstmöglichen Zeitpunkt an der Medizinischen Fakultät Heidelberg gesucht.
Die Medizinische Fakultät Heidelberg der Universität Heidelberg ist eine der größten und leistungsfähigsten medizinischen Fakultäten Europas. Sie blickt auf eine über 630-jährige Tradition an der ältesten Universität Deutschlands zurück und ist zugleich national und international als herausragender Standort innovativer Forschung etabliert. Die wissenschaftlichen Institute und Kliniken auf dem Heidelberger Campus verbinden Erfahrung in praxisnaher und interdisziplinärer Ausbildung und Lehre mit moderner Forschung auf höchstem Niveau.
Die Dekanatsgeschäftsstelle ist die zentrale Geschäfts- und Informationsstelle der Medizinischen Fakultät Heidelberg. Sie führt die laufenden Geschäfte, unterstützt den Fakultätsvorstand in operativen und strategischen Handlungsfeldern und betreut akademische Verfahren wie Promotionen, Habilitationen und Berufungen. Das Promotionsbüro administriert und sichert die formal korrekten Abläufe der Promotionsverfahren und arbeitet eng mit den Geschäftsbereichen für zentrale Fakultätsangelegenheiten, Forschung und Lehre sowie den Fachabteilungen der Universität und des Universitätsklinikums Heidelberg zusammen.
- Job-ID: V000015174
- Einsatzgebiet: Medizinische Fakultät
- Einsatzort: Heidelberg
- Tätigkeitsbereich: Management / Administration
- Anstellungsart: Vollzeit
- Veröffentlicht: 07.01.2026
- Befristung: Befristet
- Vertrag: TV-UK
Ihre Aufgaben
- Selbstständige Abwicklung von Promotionsverfahren vom Antrag bis zum Abschluss
- Selbständige Erstellung von Bescheiden und Bescheinigungen, Bearbeitung von Anträgen und Anfragen
- Selbständige Beratung von Promovierenden, Doktoratsbetreuenden und Prüfenden
- Selbstständige Vorbereitung und Nachbereitung von Unterlagen für Promotionsausschüsse
- Aktive Mitarbeit bei der Konzeption und Etablierung eines neuen Promotionsverwaltungssystems
- Unterstützung bei Organisation von Gremiensitzungen und Veranstaltungen
Ihr Profil
- Fundierte Kenntnisse über Verwaltungsabläufe, idealerweise im akademischen Umfeld oder öffentlicher Verwaltung
- Erfahrung in Beratung von Studierenden und Bearbeitung akademischer Verfahren, Interesse an Rechtsnormen
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS Office, Offenheit für neue Softwarelösungen (MS Access von Vorteil) und Interesse an Projektarbeit
- Selbstständige, verantwortungsbewusste Arbeitsweise, Teamfähigkeit und Serviceorientierung
Wir bieten Ihnen
- Tarifvertragliche Vergütung TV-UK E9, attraktive betriebliche Altersvorsorge
- 30 Tage Urlaub
- Nachhaltig unterwegs: Jobticket (Deutschlandticket)
- Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperationen zur Kinderbetreuung, Zuschuss zur Kinderferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
- Vielfältige Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
- Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
- Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit
Für weitere Informationen steht Ihnen gerne Frau Dr. Anna Shavinskaya via E-Mail zur Verfügung.
Interessiert?
Medizinische FakultätProf. Dr. Michael Boutros, Dekan
69120 Heidelberg
dekanat@med.uni-heidelberg.de
Hinweis: Das UKHD unterliegt den Bestimmungen des Infektionsschutzgesetzes. Daher ist für alle am UKHD beschäftigten Personen ein gültiger Masern-Immunitätsnachweis notwendig.
Das UKHD lebt Vielfalt und schätzt die Diversität.
Unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, Herkunft oder Religion bieten wir allen die gleichen Chancen. Wenn ein Geschlecht in einem bestimmten Bereich unterrepräsentiert ist, legen wir besonderen Wert darauf, diesem Ungleichgewicht entgegenzuwirken. Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung geben wir Menschen mit Schwerbehinderung Vorrang bei der Berücksichtigung für offene Stellen.
Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation und der persönlichen Voraussetzungen. Das Gehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle exkl. der Jahressonderzahlung sowie weiterer Zulagen.
Unternehmens-Details
Universitätsklinikum Heidelberg
Gesundheit, Soziales