Stellvertretende Abteilungsleitung Drittmittelmanagement (m/w/d)

Universitätsklinikum Heidelberg

Gesundheit, Soziales

Heidelberg

Art der Beschäftigung: Vollzeit
Hybrid

Über diesen Job

Stellvertretende Abteilungsleitung Drittmittelmanagement (m/w/d)

zum nächstmöglichen Zeitpunkt im Geschäftsbereich Recht, Drittmitelmanagement und Business gesucht.

Das Universitätsklinikum Heidelberg ist eines der führenden medizinischen Zentren in Deutschland. Gemeinsam mit der Medizinischen Fakultät der Uni Heidelberg gehören wir zu den bekanntesten biomedizinischen Forschungseinrichtungen Europas. Über 14.000 Mitarbeitende arbeiten hier in mehr als 50 Fachbereichen – mit einem gemeinsamen Ziel: neue Diagnose- und Therapieverfahren zu entwickeln und sie schnell für Patientinnen und Patienten verfügbar zu machen.

Hinter der medizinischen Spitzenversorgung steht eine moderne und leistungsstarke Verwaltung. Am Universitätsklinikum Heidelberg stellen Sie sicher, dass Klinikbetrieb, Forschung und Lehre optimal unterstützt werden. Mit Ihrem Engagement tragen Sie dazu bei, Verwaltungsprozesse weiterzuentwickeln und so den Anspruch einer exzellenten und zukunftsorientierten Verwaltung aktiv mitzugestalten.

Als stellvertretender Abteilungsleitung Drittmittelmanagement tragen Sie die fachliche Verantwortung für den Bereich Drittmittelmanagement mit 26 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und einem jährlichen Drittmittelvolumen von über 190 Millionen Euro. In enger Abstimmung mit der Medizinischen Fakultät, den Fachabteilungen und den Projektleitern vor Ort obliegt Ihnen an der Schnittstelle zur Rechtsabteilung die Leitung der Projektabwicklung unterschiedlichster Fördererinstrumente wie die der EU, DFG, BMBF und von industriellen Partnern.

Job-ID: V000015100
Einsatzgebiet: Geschäftsbereich Recht, Drittmittelmanagement und Business Development
Einsatzort: Heidelberg
Tätigkeitsbereich: Management / Administration
Anstellungsart: Vollzeit (38,5 Wochenstunden)
Veröffentlicht: 08.01.2026
Befristung: Unbefristet
Vertrag: TV-UK

Ihre Aufgaben

Drittmittelkontenbetreuung (Rechnungen erstellen, Personalworkflows bearbeiten und genehmigen, Projektleitern Rückmeldung zu Fragen bezüglich des DM-Kontos geben
Enge Zusammenarbeit mit der Bereichs- und Abteilungsleitung zur strategischen Weiterentwicklung der Drittmittelabteilung, Koordination und Steuerung der Drittmittelprozesse in Abstimmung mit der Medizinischen Fakultät, den Fachabteilung und Projektleitern
Schnittstellenmanagement zur Rechtsabteilung sowie Verantwortung für die rechtssichere Abwicklung von Projekten mit unterschiedlichen Förderinstrumenten (EU, DFG, BMBF, Industriepartner), Qualitätssicherung und Prozessoptimierung im Drittmittelmanagement
Sicherung des operativen Tagesgeschäftes und konzeptionelle Weiterentwicklung der betriebswirtschaftlichen Steuerungsinstrumente, Ansprechpartner des Drittmittelbereiches bei komplexen Fragestellungen in Bezug auf das Drittmittelmanagement seitens des Landesrechnungshofes und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften; dabei enge Abstimmung mit involvierten Abteilung wie z.B. Finanzbuchhaltung, Personalabteilung, Innenrevision
Fachliche Personalführung von 26 Mitarbeitern, Problemaufklärung/Problemlösung bei schwierigen Fällen mit Geldgeber zur Vermeidung von Verlusten für das Klinikum, Personaleinstellung (Vorstellungsgespräche)
Selbstständige Erstellung von Berichten und Auswertungen für u.a. das Dekanat, die kaufmännische Direktion, Wirtschaftsprüfer und Projektleiter
Leitung von Arbeitsgruppe im Austausch mit den betroffenen Abteilungen (z.B. Finanbuchhaltung, Einkauf, Personalabteilung) zur Prozessoptimierung der Abläufe untereinander

Ihr Profil

Abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium oder vergleichbare Qualifikation
Führungserfahrung, vorzugsweise im Bereich Drittmittelmanagement
Anwenderkenntnisse in den gängigen SAP Modulen
Sehr gute Kenntnisse im Berichtswesen
Gute Kenntnisse im Bereich Projektmanagement
Kompetente und überzeugende Vertretung der Abteilung in der Kommunikation und Abstimmung mit internen und externen Prüfinstanzen sowie Aufsichtsgremien (z. B. Wirtschaftsprüfer, Rechnungshof, Fördermittelgeber etc.)

Wir bieten Ihnen

Gezielte Einarbeitung
Zielorientierte individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Arbeiten mit modernsten Techniken / technischen Einrichtungen
Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit
Tarifvertragliche Vergütung, attraktive betriebliche Altersvorsorge
30 Tage Urlaub
Nachhaltig unterwegs: Jobticket (Deutschlandticket)
Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperationen zur Kinderbetreuung, Zuschuss zur Kinderferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
Vielfältige Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote

Interessiert?

Geschäftsbereich Recht, Drittmittelmanagement und Business Development
Matthias Knüll – Kommissarischer Abteilungsleiter

Unternehmens-Details

Universitätsklinikum Heidelberg

Gesundheit, Soziales

Heidelberg, Deutschland

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