Kreativität und Gedankenreichtum liegen in unserer Natur, Raum für eigene Ideen gehört zu unserem Alltag, abwechslungsreiche Aufgabengebiete sind für uns natürlich und Respekt sowie Achtung vor dem Individuum ist ein Muss. Eine familiäre, offene Firmenkultur und Hilfsbereitschaft sind bei uns selbstverständlich. Dazu gehört noch eine große Portion Begeisterungsfähigkeit für Ziele und Aufgaben, die wir miteinander verwirklichen wollen.
Als Assistenz der Abteilungsleitung Veranstaltungsmanagement / Akademiekoordinator [M /W /D] unterstützt Du die Abteilungsleitung bei der effizienten Steuerung und Koordination aller Aufgaben im Bereich Veranstaltungsmanagement und Akademiekoordination. Du bist die zentrale Anlaufstelle für interne und externe Stakeholder und sorgst dafür, dass alle Prozesse reibungslos ablaufen.
Diese Aufgaben erwarten Dich
- Unterstützung der Abteilungsleitung:
- Erleichterung der täglichen Arbeit der Abteilungsleitung durch effizientes Zeit- und Aufgabenmanagement.
- Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen.
- Übernahme von administrativen Aufgaben wie Korrespondenz, Berichterstattung und Dokumentation.
- Koordination zwischen Veranstaltungsmanagement und Referenten:
- Steuerung und Abstimmung von Aufgaben zwischen dem Veranstaltungsmanagement und den Referenten.
- Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen allen Beteiligten.
- Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Veranstaltungen und akademischen Programmen.
- Terminmanagement und Dokumentation:
- Koordination und Dokumentation von Terminen der Abteilungsleitung (digital und vor Ort, bundesweit).
- Organisation von Dienstreisen, einschließlich Reiseplanung, Unterkunft und Transport.
- Pflege und Aktualisierung von Kalendern, Kontaktdaten und relevanten Dokumenten.
- Kommunikation und Korrespondenz:
- Professionelle Kommunikation mit internen und externen Partnern, Referenten und Teilnehmern.
- Erstellung und Versand von Einladungen, Protokollen und Follow-up-E-Mails.
- Beantwortung von Anfragen und Weiterleitung an die zuständigen Ansprechpartner.
- Projektunterstützung:
- Mitwirkung bei der Planung und Durchführung von Projekten im Bereich Veranstaltungsmanagement und Akademiekoordination.
- Überwachung von Projektfortschritten und Einhaltung von Deadlines.
- Unterstützung bei der Budgetplanung und -kontrolle.
Damit überzeugst Du uns
- Du verfügst über eine abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Veranstaltungskaufmann/-frau oder vergleichbare Qualifikation.
- Du konntest bereits mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise im Bereich Veranstaltungsmanagement oder im Bildungssektor sammeln.
- Du bringst sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und Erfahrung mit digitalen Tools zur Termin- und Projektplanung mit.
- Du bist ein Organisationstalent und besitzt eine ein hohes Maß an Eigeninitiative.
- Du verfügst über exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch (mündlich und schriftlich).
- Du bringst hohe Belastbarkeit, Flexibilität und die Bereitschaft zu bundesweiten Dienstreisen mit.
- Teamorientierte Arbeitsweise und souveränes Auftreten zeichnen Dich aus.
Bereit für diese Herausforderung?
Werde Teil unseres Teams und bringe deine Stärken ein, um mit uns die Zukunft unseres Unternehmens aktiv mitzugestalten. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!