Wir suchen ab dem 01.09.2025 eine/n

Assistenz der Geschäftsleitung / Büroleiter (m/w/d).

(nach Rücksprache ist auch ein späterer Eintrittstermin möglich).

Aufgaben:

Sekretariat allgemein:

• Regelmäßige Postgänge 1-mal wöchentlich (Schließfach, Briefkästen Gerwig- und Tullastraße). Bearbeitung und Verwaltung der den allgemeinen Büroablauf betreffenden ein- und ausgehenden Post (postalisch, elektronisch), sowohl eigenverantwortlich als auch in Absprache mit der Geschäftsleitung
• Korrespondenz eigenverantwortlich oder nach Diktat/Vorgabe der Geschäftsleitung
• Erledigung aller allgemein anfallenden Bürotätigkeiten, Büroorganisation, Ablage Management (analog und digital)
• Überblick: Erstellen und Pflege von Verzeichnissen (Excel), z. B. Verträge, Passwörter, Verbräuche, Kosten, Mieten, Urlaubsplanung etc. …
• Reservierungen von Hotels, Zugfahrten, Flüge für die Geschäftsleitung
• Pflege der Adressdatei (Outlook)
• Jährliche Weihnachtsaktion: Pflege und Aktualisierung der Adressdatei (Excel), Koordination der Aussendungen (Karten und Präsente)
• Telefonbetreuung, Empfang und Service für Besucher/Gäste
• Verwaltung von Büromaterial, sonstige Besorgungen für den täglichen Bedarf im Büro (Kaffee, Wasser etc…)

Finanzbuchhaltung:

• Vorbereitende Buchhaltung für den Steuerberater, Belegtransfer via DATEV
• Kontrolle Ein- und Ausgangsrechnungen, Überwachung der zu vergebenden Rechnungsnummern
• Kontrolle aller Belege
• Abwicklung des Zahlungsverkehrs, Online-Banking
• Zugang zu Geschäfts-, Privat- und Kreditkartenkonten, Überwachung der Transaktionen (Einnahmen, Ausgaben)
• Ordnungsgemäße Aufbewahrung sämtlicher steuerrelevanten Belege (analog, digital) Lohnbuchhaltung:
• Kontrolle von Reisekostenabrechnungen
• Löhne: Mitteilungen an das Steuerbüro, Werkstudenten nach Zeiterfassung, Erledigung und Überwachung der korrekten Auszahlung aller Gehälter
• Ordnungsgemäße Aufbewahrung aller relevanten Unterlagen
• DSGVO Konformität

Betreuung der Gesellschaften Herlanco GmbH, Wohnbau GmbH, Grundstücksgesellschaft GdbR, SNM :

• Zusätzlich zu den oben genannten allgemeinen Büro- Verwaltungstätigkeiten: Betreuung der Mietobjekte und Erstellen der jährlichen Nebenkostenabrechnungen Marketing Kampagnen nach Bedarf

Anforderungen:

• Alle gängigen Microsoft Office-Anwendungen
• Datev
• Deutsch, Englisch, Französisch

Sie haben Interesse?

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.