Job vacancy to be filled from: 01.06.2026

Description

Als Leiterin oder Leiter (w/m/d) der Institutsverwaltung arbeiten Sie in direkter Abstimmung mit der Institutsleitung und den Forschungsgruppenleitern. Sie sind verantwortlich für

• die Mitgestaltung des Institutsmanagements
• die Geschäftsführung des gesamten Institutshaushalts (öffentliche, EU- und Industrie-Drittmittel, Grundetat): Planen, Steuern und Verwaltung der Budgets
• das Prozessmanagement für die Verwaltungsabläufe am Institut
• das Personalmanagement am Institut (Personal- und Finanzplanung).

Zu Ihren weiteren Aufgaben gehören die Vertretung der nationalen und internationalen Projekte gegenüber Zuwendungsgeber in administrativen Angelegenheiten. Darüber hinaus sind Sie verantwortlich für die Umsetzung und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (u. a. der Datenschutzrichtlinien) sowie interner Richtlinien und Bestimmungen.

Persönliche Qualifikation

• Sie verfügen über einen Hochschulabschluss (Master/Diplom) in einem wirtschaftsnahem Studiengang.
• Sie haben Berufserfahrung in der Administration von wissenschaftlichen Einrichtungen.
  
• Sie sind lösungsorientiert, arbeiten strukturiert und sind Organisations- und Koordinationsfähig.
  
• Sie besitzen sehr gute Kenntnisse im Umgang mit verschiedenen Tools (insbesondere Excel, SAP).
  
• Ihre Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch sind verhandlungssicher, Französischkenntnisse wären darüber hinaus von großem Vorteil.

Organisationseinheit

Karlsruhe (und Eggenstein-Leopoldshafen)

Entgelt

EG 13 TV-L, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Vertragsdauer

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Herrn Fichtner, E-Mail: wolf.fichtner@kit.edu und Herrn Schultmann, E-Mail: frank.schultmann@kit.edu .

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Type of employment

• Permanent position

Favored career stage

• Job experience > 2 years

Location/region

• Karlsruhe city, Karlsruhe region

Sector

• Other

Language at workplace

• German

Type of company

• Scientific institution