Das zentrale Sekretariat des Projektträgers Karlsruhe (PTKA) dient als Hauptzugang zu den Dienstleistungen des PTKA. Es bündelt generelle Anfragen, die telefonisch, schriftlich oder elektronisch eintreffen und stellt den zentralen Eingang von Besuchern und Kunden des PTKA dar.

Organisationseinheit

Dienstleistungseinheit Projektträger Karlsruhe (PTKA)

Ihre Aufgaben

• Sie stellen den ersten Anlaufpunkt für Interessierte dar und übernehmen die Bearbeitung des zentralen Posteingangs inkl. dessen Erfassung und Verteilung.
• Im Bedarfsfall unterstützen Sie die Administration beim Eingang von Skizzen und Neuanträgen bis hin zur Erstellung der finalen Fassung der Zuwendungsbescheide nach Abschluss des Bewilligungsprozesses von Anträgen.
• Sie arbeiten nahtlos mit dem Vorzimmer der PTKA-Leitung zusammen.
• Im Rahmen eines PTKA-internen Entwicklungsprojekts arbeiten Sie an der schrittweisen Entwicklung von Prozessen und deren Beschreibung (u.a. als Prozessbeschreibung, Arbeitsanweisungen, Formblätter) mit, welche auch Eingang in das Qualitätsmanagementsystem des PTKA finden sollen.
• Insbesondere wirken Sie im Entwicklungsprojekt "elektronische Vorhabenakte" mit, was Tätigkeiten wie die Digitalisierung des zentralen Posteingangs und die Pflege von Dateiablagesystemen einschließt.
• Abgerundet wird Ihr Tätigkeitsfeld durch die Übernahme allgemeiner Sekretariatsaufgaben wie den Betrieb des zentralen Abwesenheitskalenders, die Erfassung von Dienstreisen oder die Unterstützung im Bereich des Veranstaltungsmanagements.

Eintrittstermin

sofort

Ihre Qualifikation

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in den Bereichen Bürosachbearbeitung und Prozessoptimierung.
• Aufgrund der Diversität an Aufgaben und der damit verbundenen unvermeidlichen täglichen Herausforderungen sind fundierte Erfahrungen im Office Management, insbesondere im Vorlagenmanagement erforderlich.
• Des Weiteren erwarten wir von Ihnen einen sicheren Umgang mit Datenbanken sowie Erfahrungen im Projektmanagement.
• Sie sind belastbar, zuverlässig und ausgeglichen.
• Neben einem hohen Dienstleistungsverständnis bringen Sie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein integres, loyales und freundliches Auftreten mit.