Über diesen Job

Office Managerin / Office Manager (w/m/d)
50% bis 80% in Teilzeit

Organisationseinheit

Dienstleistungseinheit Innovations- und Relationsmanagement (IRM)

Ihre Aufgaben

Am Arbeitsplatz in der Kaiserstraße 89 betreuen Sie das TRIANGEL Team der Dienstleistungseinheit IRM administrativ, welches überwiegend drittmittelfinanziert agiert. Hierbei nehmen Sie folgende Aufgaben wahr:

Finanzadministration und -controlling:
- Finanzcontrolling der geförderten Drittmittelprojekte
- Erstellung von Drittmittelanzeigen
- Budgetcontrolling der Kostenstellen und PSP-Elemente (SAP, AREB)
- Budgetvorausschau und -planung mit ersten Vorschlägen zur weiteren Vorgehensweise
- Dokumentation und Aufbereitung aller Veranstaltungen (Statistiken)
- Erstellung von Präsentationen und Übersichten
Administration zur Vermietung von Räumlichkeiten
- Erstellung von Kalkulationen und Angebotspaketen für Partner (Miete, Dienstleistungen)
- Erstellung von Verträgen mit Ergänzung des Angebotspakets
- Vertragskoordination
- Sicherstellung interner Umbuchungen bzw. Rechnungsstellung an externe Kunden
Sekretariatstätigkeiten wie Koordination von Anfragen als Erstkontakt, Terminkoordination, Beschaffungen, Vorbereitung von Dienstreisen, Verträge von Hilfskräften, Wissensmanagement von Arbeitsprozessen etc.

Eintrittstermin

01.11.2025

Ihre Qualifikation

Sie verfügen über:

ein Bachelorstudium im Verwaltungs- oder Personalmanagement oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung in einem einschlägigen Bereich mit Berufserfahrung bzw. eine vergleichbare Qualifikation mit langjähriger Erfahrung in der Personaladministration
einschlägige mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat, Office Management oder Teamassistenz oder einer vergleichbaren Tätigkeit
schnelle Einarbeitungskompetenz in neue Systeme
idealerweise Kenntnisse im Umgang mit ASANA
sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
Organisationstalent
gute Kommunikationsfähigkeit
Dienstleistungsorientierung
Freude an der Arbeit in einem dynamischen Team

Wünschenswert sind Kenntnisse und Erfahrungen in der Administration des KIT.

Entgelt

EG 9a, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Das bieten wir Ihnen

Werden auch Sie Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.

Vertragsdauer

befristet bis 31.12.2026

15.08.2025

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Herr Manuel Köcher, manuel.koecher@kit.edu, Telefon: +49 173 5133582.

Bitte bewerben Sie sich online über den unten stehenden Button für die Ausschreibungsnummer 319/2025.

Ausschreibungsnummer: 319/2025

Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.

Kontakt

Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung:
Personalservice (PSE) - Personalbetreuung

Telefon: +49 721 608-25006,

Karlsruher Institut für Technologie (KIT)
Hermann-von-Helmholtz-Platz 1

Gehalts-Prognose

Unternehmens-Details

Karlsruher Institut für Technologie

Forschung

Karlsruhe, Deutschland

Office Managerin / Office Manager (w/m/d) - 50% bis 80% in Teilzeit