Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum 01.03.26 eine/in

*** Direktionsassistent/in (m/w/d) ***

Art der Einstellung: Beamte/r oder Angestellte/r im Öffentlichen Dienst

Abschlüsse oder Beschäftigungsrahmen: RÉDACTEUR.TRICE, RÉDACTEUR.TRICE PRINCIPAL.E DE 2ÈME CLASSE, RÉDACTEUR.TRICE PRINCIPAL.E DE 1ÈRE CLASSE

ARBEITGEBER:

Unter der Leitung der Generalsekretärin des Eurodistrikts gewährleistet die/der Mitarbeitende die operative und administrative Unterstützung des Generalsekretariats in einem deutsch-französischen Umfeld. Sie/Er sorgt für eine reibungslose Koordinierung der Aktivitäten, die interne und externe Kommunikation sowie die tägliche organisatorische und logistische Betreuung des Sitzes.

AUFGABEN:

I.

Verwaltungsassistenz / Sekretariat (zweisprachig, deutsch-französisch)

• Verwaltung des Terminkalenders, der Termine und Telefonate der Generalsekretärin
• Vorbereitung und administrative Begleitung von Terminen und Dienstreisen der Generalsekretärin (Recherchen, Buchungen, Spesenabrechnungen etc.)
• Erstellung, Formatierung und Verbreitung von Dokumenten, Schriftverkehr und Protokollen (in Französisch und Deutsch)
• Regelmäßige Kommunikation mit Verwaltungen, institutionellen Partnern, Mitarbeitenden und Dienstleistern
• Pflege und Aktualisierung von Datenbanken (Partner, Institutionen, Kontakte)
• Ablage und Archivierung von Unterlagen (physisch und digital)
• Erstellung und Nachverfolgung interner Verfahrensanweisungen
• Organisation und Planung von Teammeetings (wöchentliche Sitzungen, Ausflüge, Weihnachtsessen etc.)

II.

Empfang und Information (zweisprachig, deutsch-französisch)

• Persönlicher und telefonischer Empfang (Französisch / Deutsch)
• Betreuung der Telefonzentrale (eingehende Anrufe, Anrufbeantworter, Weiterleitung der Anrufer)
• Auskunftserteilung an die Öffentlichkeit über den Eurodistrikt und seine Aktivitäten

2

III.

Korrespondenz und Schriftverkehr (zweisprachig, deutsch-französisch)

• Empfang, Sortierung, Verteilung und Versand der ein- und ausgehenden Post
• Verfolgung des Schriftverkehrs mit dem EMS-Shuttle und Koordination mit der Geschäftsführung bei sensiblen Sendungen

IV.

Logistik

• Logistische Vorbereitung interner Besprechungen (Räume, Ausstattung, Kaffee, Übersetzungen etc.)
• Verwaltung von Büromaterial und Ausstattungen: Bestellungen, Angebote, Rechnungsprüfung
• Verwaltung gemeinsam genutzter Geräte und Nachverfolgung von Ausleihen (Headsets, diverse Ausrüstungen): Kontrolle, Dokumentation und Rückgabe
• Verwaltung der Getränkevorräte

V.

Verwaltung der Räumlichkeiten

• Schnittstelle zur Hausverwaltung (Wohnbau) bei allen Angelegenheiten rund um die Räumlichkeiten
• Koordination des Reinigungsdienstes (Planung, Bedarfe, Reinigungsmittel)
• Koordination technischer Einsätze (Wartung, Klimaanlage, Feuerlöscher, Beleuchtung)
• Koordination des Mobilitätsdienstes (Stadtmobil – Carsharing)

GESUCHTES PROFIL:

Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in Französisch und Deutsch

Abgeschlossene Ausbildung auf Niveau Bac+2 bis Bac+3 im Bereich Assistenz, Sekretariat, Verwaltung oder gleichwertige Qualifikation

Kompetenzen in administrativer und logistischer Organisation

Sicheren Umgang mit dem MS-Office-Paket (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)

Sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit und Kommunikationskompetenzen

Sorgfalt, strukturiertes Arbeiten, Reaktionsfähigkeit, Diskretion, Vielseitigkeit und Anpassungsfähigkeit

Teamfähigkeit

ARBEITSBEDINGUNGEN:

Dienstort: Büros des Eurodistrikts in KEHL

Arbeitszeit: Teilzeit mit 17,5 Wochenstunden

BEWERBUNGEN:

Bitte bewerben Sie sich für diese Stelle per E-Mail an: katrin.neuss@eurodistrict.eu

Ihre Bewerbung (Anschreiben und Lebenslauf) muss auf Französisch und Deutsch verfasst werden. Unvollständige Bewerbungen werden nicht bearbeitet.

INFORMATION:

Arbeitnehmer:innen mit Behinderungen: Wir weisen Sie darauf hin, dass diese Stelle gemäß dem Grundsatz des gleichberechtigten Zugangs zu einer Beschäftigung im öffentlichen Dienst für alle Bewerber:innen offensteht, welche die erforderlichen gesetzlichen Bedingungen erfüllen, die definiert werden durch das generelle Statut der Beamten, das Gesetz vom 26. Januar 1984 über den allgemeinen Status von Beamten des Hoheitsgebiets und den Beschluss zur Regelung der entsprechenden Beschäftigungsrahmen. Wir weisen jedoch darauf hin, dass die als Arbeitnehmer:innen mit Behinderungen anerkannten Bewerber:innen ausnahmsweise einen vertraglich zugesicherten Zugang zu dieser Stelle haben.

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.