Wir suchen eine zuverlässige, strukturierte und kommunikationsstarke Person (m/w/d), die administrative Abläufe sauber organisiert und professionell kommuniziert. Die Stelle ist prozessorientiert – mit geregelten Abläufen, eindeutigen Zuständigkeiten und strukturierter Einarbeitung.

Du bringst Erfahrung im Office-Management oder in der Verwaltung mit? Perfekt!

Das BZKI Bildungszentrum für Künstliche Intelligenz ist ein TÜV-zertifizierter Bildungsträger im Bereich Erwachsenenbildung. Wir machen Künstliche Intelligenz für den Mittelstand nutzbar, um effizienter zu arbeiten und nachhaltig zu wachsen.

Aufgaben

Du übernimmst die administrative und kommunikative Betreuung wiederkehrender Standardprozesse, insbesondere:

• Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Interessenten, Teilnehmenden und Institutionen (u. a. Agentur für Arbeit)
• Terminvereinbarung und -koordination (Teilnehmende, Geschäftsführung)
• Begleitende Administration geförderter Weiterbildungen (Unterlagen, Rückfragen, Nachverfolgung)
• Dokumentation, Ablage und Pflege relevanter Vorgänge (inkl. CRM)
• Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft (E-Mail-Korrespondenz nach Vorgabe)

Du wirst praxisnah und Schritt für Schritt in Prozesse, Tools und Gesprächsleitfäden eingearbeitet.

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung ist von Vorteil (z. B. Büromanagement, Verwaltung, Assistenz)
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise in deutscher Sprache
• Professionelle, ruhige und verbindliche Kommunikation am Telefon
• Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools, E-Mail und CRM-Systemen
• Erfahrung in Verwaltung, Teilnehmerbetreuung oder Behördenkommunikation ist ein Plus – aber kein Muss

Benefits

• 3.500 € brutto/Monat plus Urlaubs- und Weihnachtsgeld.
• Sicherer Arbeitsplatz mit klaren Zuständigkeiten und stabilen Abläufen
• Strukturierte Einarbeitung mit festen Prozessen und Vorlagen
• Modern und ergonomisch ausgestatteter Arbeitsplatz

Wenn du gerne strukturiert arbeitest, sauber dokumentierst und Kommunikation zuverlässig steuerst, freuen wir uns auf deine Bewerbung.

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