Am Institut für Landwirtschaftliche Verfahrenstechnik an der Agrar- und Ernährungswissenschaftlichen Fakultät der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel ist zum 1. Januar 2026 die Stelle als

Mitarbeiterin im Büromanagement*

unbefristet zu besetzen. Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt die Hälfte der einer entsprechenden Vollbeschäftigung (zurzeit 19,35 Stunden). Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen der tarifrechtlichen Voraussetzungen in die Entgeltgruppe 6 TV-L. Aufgabenbereiche

• Allgemeine administrative Aufgaben des Instituts einschließlich eigenständiger Erledigung von Schriftverkehr und Telefonaten, sowie das Bestellwesen des Instituts
• Bearbeitung von Rechnungen und Anfertigung von unterschriftsreifen Auszahlungsanordnungen
• Verwaltung von zugewiesenen Haushaltsmitteln (Landes- und Drittmitteln), einschließlich Sondermitteln, sowie Budgetüberwachung (u. a. mit MachWeb) und elektronische Mittelanforderungen
• Vorbereitende Maßnahmen zur Personaleinstellung. Unterstützung bei Auswahlverfahren, Erstellen/Kontrolle von Vertragsverlängerungen der Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter, Hilfskräfte oder anderer an dem Institut tätigen Personen
• Bestandsverwaltung des Instituts
• Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen, Übersicht Arbeitszeitkonten
• Vor- und Nachbereitung von Dienstreiseabrechnungen
• Ansprechpartnerin für Institutsmitarbeiterinnen, Studierende und Externe

Einstellungsvoraussetzungen

· Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter, Kauffrau-mann für Büromanagement oder vergleichbarer qualifizierender kaufmännischer Berufsabschluss oder ein erster berufsqualifizierender Abschluss und mindestens 3jährige nachgewiesene Berufserfahrung in einer Bürotätigkeit oder eine mindestens 3jährige nachgewiesene Erfahrung in einem Sekretariat der CAU (das Beschäftigungsverhältnis muss zum Zeitpunkt der Bewerbung bestehen)

· Kenntnisse im Bereich der Personalverwaltung, vorzugsweise im Hochschulbereich

· Sehr gute Kenntnisse im Bestell-Rechnungs-Buchungswesen, vorzugsweise im Hochschulbereich. Sicherer Umgang mit Zahlen

· Nachgewiesene, belastbare PC-Kenntnisse sämtlicher Microsoft Office Programme, insbesondere Word, Excel und Outlook bzw. EDV-gestützte Büroorganisation. Sehr Wünschenswert sind Kenntnisse universitärer Systeme wie MachWeb, WinTrip, Univis, OLAT etc.

· Sicheres Auftreten in der mündlichen wie schriftlichen Kommunikation, auf Deutsch und Englisch (mind. B1-Niveau)

· Teamfähigkeit, Flexibilität und Verantwortungsbewusstsein

Sie arbeiten fokussiert sowie detail- und problemlösungsorientiert. Sie sind flexibel und zeichnen sich durch eine sehr sorgfältige, strukturierte und kooperative Arbeitsweise aus. Sie sind kommunikativ, haben einen ausgeprägten Sinn für Serviceorientierung sowie organisatorisches Geschick.

Wir bieten Ihnen:

• Zusammenarbeit in einer positiven und wertschätzenden Arbeitsatmosphäre in einem teamorientierten Umfeld
• ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabenspektrum
• Entwicklung und Entfaltung in den verwaltungstechnischen Abläufen
• Für eine moderne Work-Life Balance bieten wir eine flexible Arbeitszeitgestaltung, die Möglichkeit zum anteiligen mobilen Arbeiten sowie Verständnis für familiäre und persönliche Belange
• vielfältige Vorzüge des Öffentlichen Dienstes, tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung, sehr gute Voraussetzungen für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Teilnahme an Fort- und Weiterbildungsprogrammen Mitarbeiterkonditionen in diversen Einrichtungen (Mensa, Hochschulsport, Jobtickets, …)

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel versteht sich als moderne und weltoffene Arbeitgeberin. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig ihres Alters, ihres Geschlechts, ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Wir fördern die Gleichberechtigung der Geschlechter.

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein. Bewerbungen von Schwerbehinderten und ihnen Gleichgestellten werden bei gleichwertiger Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.

Bitte senden Sie Ihre aussagekräftige online-Bewerbung mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) in einem PDF-Dokument bis zum 07.09.2025 an folgende Person

Prof. Dr. Eberhard Hartung

E-Mail: ehartung@ilv.uni-kiel.de (https://mailto:ehartung@ilv.uni-kiel.de)

Institut für Landwirtschaftliche Verfahrenstechnik

Max-Eyth-Str. 6, 24118 Kiel

http://www.ilv.uni-kiel.de (http://www.ilv.uni-kiel.de/)

Rückfragen zu der Stelle werden Ihnen ebenfalls unter dieser E-Mail-Adresse beantwortet. Die Auswahlgespräche werden voraussichtlich im Zeitraum 15. bis 17.09.2025 stattfinden.

Auf die Vorlage von Lichtbildern/Bewerbungsfotos verzichten wir ausdrücklich und bitten daher, davon abzusehen. Wir bitten von Bewerbungen per Post in Papierform abzusehen. Per Post eingehenden Bewerbungen werden nicht zurückgesandt, sondern nach Abschluss des Verfahrens vernichtet.

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.