Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel (CAU) ist das wissenschaftliche Zentrum Schleswig-Holsteins. Mehr als 2.000 Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler und rund 450 Professuren bilden ca. 27.000 Studierende aus. Insgesamt beschäftigt die CAU rund 4.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ist eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. ** Das Otto Diels-Institut für Organische Chemie der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel sucht zum 01. September 2025 auf unbestimmte Zeit

zwei Mitarbeiterinnen im Büromanagement in Teilzeit mit 50 % (19,35 Std)*

oder einen Mitarbeiterin im Büromanagement in Vollzeit (38,7 Std).**

Grundsätzlich stehen zwei halbe Stellen zur Verfügung, die alternativ auch zu einer Vollzeitstelle zusammengelegt werden können. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung in Teilzeit oder in Vollzeit. Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen in die Entgeltgruppe 6 TV-L. Es erwartet Sie eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit an der größten Hochschule des Landes Schleswig-Holstein in einer Stadt mit hoher Lebensqualität. Als familienfreundliche Arbeitgeberin bieten wir Ihnen durch unsere flexiblen Elemente der Arbeitszeitgestaltung sehr gute Voraussetzungen für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Die Teilnahme an den vielfältigen Fort- und Weiterbildungen der Universität sowie am Campus-Leben sind grundsätzlich möglich. Ihr Aufgabengebiet

Sie arbeiten im Team im Geschäftszimmer des Instituts. Zur Sicherstellung der Geschäfts- und Verwaltungsabläufe erledigen Sie allgemeine Sekretariatsaufgaben für das Direktorium und im Rahmen des Studierendenbetriebs.

Insbesondere gehören zu Ihren Tätigkeiten:

· Organisation und Abwicklung der Geschäftszimmerabläufe

· Empfang des Publikumsverkehrs am Institut mit Externen sowie Institutsangehörigen und Studierenden

· Fachbereichs- und fakultätsinterne Kommunikation sowie Zusammenarbeit mit der zentralen Hochschulverwaltung in unterschiedlichen Aufgabenbereichen

· Telefon-, Brief- und E-Mail-Korrespondenz in Deutscher und Englischer Sprache

· Administrative Unterstützung bei der Abwicklung von Forschungsprojekten, bei Tagungen, in der Lehre inkl. Institutskolloquien und bei Studierenden-Praktika

· Rechnungsführung von Drittmitteln und administrative Unterstützung bei Antragsstellung

· Terminplanung (Urlaub, Vorlesungen, UnivIS) und Raumorganisation am Institut

· Vorbereitung und Abrechnung von Dienstreisen

· Unterstützung bei Paketannahmen und -sendungen und der Chemikalienbeschaffung

· Büromittelbeschaffung und -verteilung Ihr Profil

· Eine abgeschlossene Ausbildung zurzum Verwaltungsfachangestellten, Kauffraumann für Büromanagement oder eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Berufsfeld oder ein erster berufsqualifizierender Abschluss und mindestens dreijährige nachgewiesene Berufserfahrung in einer Bürotätigkeit oder eine mindestens dreijährige nachgewiesene Erfahrung in einem Sekretariat der CAU (das Beschäftigungsverhältnis muss zum Zeitpunkt der Bewerbung bestehen).

· Mehrjährige Berufserfahrung in den genannten Aufgabenbereichen wird vorausgesetzt

· Sichere EDV-Kenntnisse, sehr gute Kenntnisse und Erfahrungen in der Anwendung von MS-Offices (insb. Excel) sowie Adobe Acrobat

· Sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift (B2-Niveau)

· Ausgeprägte Kommunikations- und sehr gute Ausdrucksfähigkeit

· Teamfähigkeit und Freude an kollegialem Multitasking

· Belastbarkeit in Zeiten hohen Arbeitsaufkommens

· Sehr gutes Organisationstalent, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise

· Fähigkeit, Prioritäten zu erkennen und zu setzen

· Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein Wünschenswert sind Erfahrungen in einer Forschungsumgebung, in der Hochschulverwaltung und mit dem Studierendenbetrieb. Wir bieten

· eine abwechslungsreiche, eigenverantwortliche und vielfältige Tätigkeit in einem engagierten, innovativen Umfeld mit der Möglichkeit, Entwicklungen mitzugestalten

· tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung

· eine gute Work-Life Balance durch die Möglichkeit der variablen Arbeitszeit

· Mitarbeiterkonditionen (z.B. Mensa, Hochschulsport)

· 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr

· Jobticket für den ÖPNV

· eine betriebliche Altersvorsorge mit hoher Zuzahlung durch den Arbeitgeber

· einen sicheren Arbeitsplatz beim Land sowie ein universitäres Umfeld mit seiner lebendigen und internationalen Atmosphäre

· zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten Die Hochschule setzt sich für die Beschäftigung schwerbehinderter Menschen ein. Daher werden schwerbehinderte Bewerber*innen und ihnen Gleichgestellte bei gleichwertiger Eignung bevorzugt berücksichtigt. Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Senden Sie Ihre vollständigen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Nachweis und Zeugnisse) per E-Mail bitte bis zum 24.08.2025 an office@oc.uni-kiel.de (https://mailto:office@oc.uni-kiel.de) . Auf die Vorlage von Lichtbildern/Bewerbungsfotos verzichten wir ausdrücklich und bitten daher, hiervon abzusehen. Bitte beachten Sie, dass Bewerbungen, die lediglich einen Lebenslauf enthalten, als unvollständig gelten und im weiteren Verfahren leider nicht berücksichtigt werden können

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.