Dedicated Service Representative (m/w/d) - Logistics

Department: Customer Service
Reports to: Teamlead Customer Service
Location: Kleve

About us

Medline is a leading provider of medical-surgical products and supply chain solutions, serving all points of care. Through a wide-ranging product portfolio, a robust supply chain network and modern clinical solutions, Medline helps healthcare providers (HCPs) improve their clinical, financial and operational outcomes. Headquartered in Northfield, Illinois, United States, the company employs more than 43,000 people worldwide and operates in more than 100 countries and territories. Outside the US, Medline International B.V. serves as the international headquarters and is located in the Netherlands (currently Arnhem; to be moved to Utrecht in 2025). To learn more about Medline’s operations in Europe, visit www.medline.eu.

Purpose

Als Dedicated Service Representative (DSR) stellen Sie eine reibungslose und effiziente Betreuung der internen Kunden (Key Account Manager) und externen Kunden (Logistikprovider) sicher. Sie tragen maßgeblich zur Kundenzufriedenheit und zur Stärkung der Kundenbeziehungen bei, indem Sie administrative Prozesse zuverlässig abwickeln, komplexe Auftrags- und Abrechnungsarten koordinieren und individuelle Kundenanforderungen erfüllen.

Darüber hinaus unterstützen Sie die kontinuierliche Verbesserung von Servicequalität und internen Abläufen durch aktives Monitoring, Reporting und Prozessoptimierung. Sie fungieren als zentrale Schnittstelle zwischen Vertrieb, Logistik und weiteren Unternehmensbereichen, gewährleisten die Einhaltung von Qualitätsstandards und tragen zur Erreichung der Unternehmensziele und KPIs bei.

How can you help us?

✅ Zusammenarbeit und Kommunikation

• Sie arbeiten eng mit den zugeteilten Key Account Managern und Logistikprovidern zusammen und stellen einen individuellen, zeitnahen und professionellen Service sicher.

• Sie nehmen aktiv an Kundengesprächen teil.

• Sie informieren Kunden regelmäßig und proaktiv über relevante Änderungen, wie Preisübersichten, Lieferinformationen oder neue Serviceangebote.

Administrative Abwicklung und Auftragsmanagement

• Sie bearbeiten und verfolgen Angebote nach Vorgaben und stimmen sich mit internen Fachbereichen ab.

• Sie wickeln unterschiedliche Auftrags- und Abrechnungsarten zuverlässig ab und stellen sicher, dass alle Unternehmensrichtlinien eingehalten werden.

• Sie überwachen den Auftragsstatus, identifizieren mögliche Verzögerungen und informieren Kunden proaktiv über den Fortschritt.

• Sie stellen Produkt- und Verkaufsinformationen bereit.

Koordination und Lösungsfindung

• Sie identifizieren in Zusammenarbeit mit Key Account Managern und Logistikern geeignete Alternativen und informieren die Kunden entsprechend.

• Sie veranlassen individuelle Lieferwünsche und koordinieren deren termingerechte Umsetzung.

• Sie stellen durch klare und zielgerichtete Kommunikation sicher, dass alle Beteiligten über den aktuellen Stand informiert sind.

⭐ Qualität, Reporting und Zielerreichung

• Sie halten jederzeit die Qualitätsverfahren und -richtlinien ein und tragen aktiv zur Erreichung der KPI-Ziele bei.

• Sie erstellen regelmäßige Reports zu Servicequalität, Lieferperformance und Kundenzufriedenheit.

• Sie identifizieren Verbesserungspotenziale in Prozessen und wirken aktiv an Projekten zur Effizienzsteigerung mit.

• Sie unterstützen die Einarbeitung neuer Teammitglieder und geben Best Practices weiter.

• Sie erkennen Risiken wie Lieferengpässe oder Abrechnungsfehler frühzeitig und leiten geeignete Gegenmaßnahmen ein.

Are you a match?

· Sie haben bereits Erfahrung im Customer Service sammeln dürfen – idealerweise bei Medline

· Sie verfügen über ein ausgeprägtes Verständnis für Kundenbedürfnisse und zeichnen sich durch ein hohes Maß an Empathie und Kommunikationsstärke aus.

· Professionelles, freundliches und lösungsorientiertes Auftreten ist für Sie selbstverständlich – sowohl im Umgang mit internen als auch externen Kunden.

· In einer dynamischen Umgebung blühen Sie auf und haben Spaß daran gute Ergebnisse zu erzielen.

· Sie bringen eine positive Grundeinstellung mit, gehen selbstbewusst an Ihre Aufgaben heran und nehmen konstruktives Feedback gerne an.

· Sie verfügen über gute MS Office Kenntnisse, insbesondere Word und Excel – Kenntnisse von QAD sind ein Plus.

· Sie bringen analytische Fähigkeiten mit.

· Teamarbeit bereitet Ihnen Freude – gemeinsam Bestleistungen zu erbringen und Hindernisse zu überwinden spornt Sie an. ]

What we offer

• Sorgfältige Einarbeitung durch erfahrene Kollegen – Ein individuell zugeschnittener Einarbeitungsplan und feste Ansprechpartner sind für uns selbstverständlich

• Flexible Arbeitsmöglichkeiten – Wir bieten individuelle Lösungen, um Ihre Arbeit flexibel und produktiv zu gestalten

• Echte Eindrücke aus dem Arbeitsalltag – Lernen Sie Ihr neues Arbeitsumfeld und die Kollegen bei einem Besuch vor Ort kennen

• Moderner Arbeitsplatz – Unser Gebäude wurde inspiriert von Mitarbeiterwünschen gestaltet

• Vielfältige Weiterbildungsangebote – Ein LinkedIn Learning Zugang, unternehmenseigene E-Learnings und Sprachkurse unterstützen Ihre Entwicklung

• Frisches Obst, Kaffeeflatrate, vergünstigtes Mittagessen – Damit für das leibliche Wohl gesorgt ist

Ready for a new challenge?

Medline thrives when everyone feels truly connected and empowered to contribute their unique insights. We aim to ensure an environment where every individual feels a strong sense of belonging and is fully engaged. We're eager to welcome applicants, regardless of background and/or lived experiences, recognising that our differences in perspectives enables us to carry out our mission to help improve healthcare delivery and outcomes. We look forward to receiving your application .

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Abteilung

Customer Service & Tender Management

Standorte

Kleve

Arbeitsort (Präsenz, Home)

Hybrid