Gesucht wird für das Privatsekretariat einer Unternehmerfamilie in Köln eine versierte, professionelle Privatsekretär*in (m/w/d). Die gesuchte Fachkraft organisiert professionell und effektiv alle anfallenden Aufgaben der Familie. Sie vereinbart und koordiniert Termine für unterschiedliche Anforderungen und behält auch in stressigen Situationen die Ruhe und den Überblick.

Zu den allgemeinen Sekretariatsaufgaben gehört unter anderem:

• Posteingangsbearbeitung und allgemeine Korrespondenz (selbständig und nach Vorgabe) sowie Ablage.
• Wochenterminplanerstellung und Abstimmung sowie Führung eines digitalen Kalenders; die Terminkoordination beinhaltet die Überwachung von wichtigen Ereignissen sowie die Betreuung der anfallenden diversen Aktivitäten.
• Rechnungsprüfungen und Überweisungen, Monitoring der Kontobewegungen.
• Planung und Organisation von Reisen inkl. Erstellung eines Reisekalenders für die gesamte Familie.
• Kontrolle / Überprüfung der Reisekosten- bzw. Haushaltsabrechnungen
• Organisation von Feierlichkeiten und Veranstaltungen in Köln und international
• Einladungs- und Event-Management inkl. Organisation von Eintrittskarten/ Restaurantreservierungen etc.

Die Arbeitszeit ist von montags bis freitags bei 40 Stunden in der Woche. Eigeninitiative, Organisationsvermögen, Integrität und Loyalität sollten vorhanden sein. Gleichwertige Berufserfahrung, exzellente Sprachkenntnisse in Deutsch und sehr gute Sprachkenntnisse in Englisch und weitreichende MS Office-Kenntnisse werden vorausgesetzt. Die Position ist zum Februar 2026 zu besetzen und wird ausnehmend gut vergütet.