(w/m/d) an der Betriebsstätte Leipzig, Hamburg, Lübeck

Du bist Büromanager (w/m/d) aus Leidenschaft und suchst einen sinnstiftenden und attraktiven Arbeitsplatz im Umfeld des öffentlichen Dienstes? Du verstehst dich als kommunikativer Teamplayer (w/m/d)? Dein Fokus liegt auf organisierter und strukturierter Arbeitsweise? Dann nutze Deine Chance und mache dich auf zu neuen Zielen!

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Unterstütze uns als

Büroassistenz (w/m/d)

bei der Zusammenarbeit mit unseren Kunden!

• Als Büroassistenz arbeitest du im Büro des Gemeinsamen Ausschusses – des höchsten Gremiums mit unseren Kunden im NOW IT-Verbund – und unterstützt das Kompetenzcenter Kunden- und Servicemanagement administrativ bei der Sicherstellung seiner Arbeitsfähigkeit und Aufgabenerfüllung.

  Das heißt konkret:

• eigenverantwortliches vollumfängliches organisatorisches, formelles und inhaltliches Vor- und Nachbereiten sowie Betreuen der Sitzungen, Koordinieren der Terminabstimmungen mit Teilnehmenden, Erstellen von Einladungen
• Durchführen von Abstimmungen mit allen Trägern der NOW IT und ihren Vertretern, der Geschäftsführung und mit allen Geschäftsbereichen der NOW IT
• Planen, Koordinieren und Überwachen aller im Büro des Gemeinsamen Ausschusses anfallenden Termine und Beschlusslisten
• Organisatorisches Vor- und Nachbereiten sowie Durchführen von sonstigen Besprechungen/Veranstaltungen im Kontext des Gemeinsamen Ausschusses bzw. des Kunden- und Servicemanagements
• Prüfen, Plausibilisieren und Qualitätssichern von Vorlagen, Entwürfen von Dokumenten usw., z.B. auf Einhaltung formaler Anforderungen
• administrative Unterstützungstätigkeiten, wie z.B. Kontaktpflege zu Kundinnen/Kunden und Gesprächspartnerinnen/Gesprächspartnern, Ausführen von Rechercheaufgaben, Bereitstellen von Dokumenten in oder aus Datenbanken
• allgemeine Bürotätigkeiten

• abgeschlossene Ausbildung zum/zur Kaufmann/-frau für Büromanagement oder entsprechende Kenntnisse oder Erfahrungen
• Zertifizierung als "Assistent Manager IHK" oder Nachweis eines entsprechenden inhaltlichen Wissens
• Affinität zur Anwendung vielfältiger Regelungen, Richtlinien und Gestaltung von Büroprozessen
• sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office und HCL Notes
• erstklassige Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift in der deutschen Sprache

Dein Persönlichkeitsprofil:

• ausgesprochene Serviceorientierung und Kommunikationsfähigkeit
• freundliches, souveränes und respektvolles Auftreten mit Durchsetzungsvermögen
• verantwortungsvolle, strukturierte und ergebnisorientierte Arbeitsweise
• hohe Engagement, Belastbarkeit und Zeitflexibilität
• Selbstständigkeit und Teamfähigkeit unter Einhaltung der gebotenen Diskretion
• ausgeprägte Organisations- und Kooperationsfähigkeit

Die Tätigkeit ist mit gelegentlichen (auch mehrtägigen) Dienstreisen verbunden.

Wir schätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Identität.

Für nähere Auskünfte zur Tätigkeit steht dir die Leiterin des Kompetenzcenters Kunden- und Servicemanagement, Gesine Cyriax, gern zur Verfügung.

Falls wir dein Interesse für diese Stelle geweckt haben, bitten wir um Zusendung deiner aussagefähigen Bewerbungsunterlagen in einer PDF-Datei unter der Kennziffer
HH_HL-L-1030-20250812 bis zum 12. August 2025 per E-Mail.