Mitarbeiter Beschaffung/ Projektadministration (m/w/d) (9964)

in Vollzeit/Teilzeit möglich, befristet (bis 31.12.2026, Option zur weiteren Verlängerung vorbehaltlich der Mittelverfügbarkeit)
TV-L EG 9b

Die Herausforderungen

Die Aufgaben der Stelle liegen in der Beschaffung sowie in der Mitarbeit bei der Projektadministration der vom LIFE-Managementcluster betreuten Projekte.

Der Beschaffungsteil der Stelle ist fachlich der Leiterin des Bereiches Materialwirtschaft unterstellt und dienstlich der Verwaltungsdirektorin der Fakultät/der Leitung des LIFE-Managementclusters.

Zu den Aufgaben in der Beschaffung - unter Einhaltung der Vorschriften des Öffentlichen Vergaberechts sowie unter Anleitung, in Zusammenarbeit und in Abstimmung mit den zuständigen Fachabteilungen, den Bereichsleitungen in der Beschaffungsabteilung, der Apotheke in der Unimedizin sowie der administrativen Leitung des LIFE Managementclusters und den beteiligten Wissenschaftler: innen - gehören:

• Bearbeitung von Bestellanforderungen und Einkauf von medizinischem Verbrauchsmaterial einschließlich Chemikalien, Geschäftsbedarf, Büromaterialien sowie Anlagegütern (wie IT-Lizenzen und Geräte)
• selbstständige Analyse relevanter Beschaffungsmärkte
• ggf. Erstellung von Ausschreibungsunterlagen gemäß VOL/A, UVgO, VGV in Zusammenarbeit mit den entsprechenden Fachabteilungen
• Verhandlung mit Lieferanten über Preise, Konditionen, Termine sowie allgemeine Fragen und Probleme zur Erzielung von wirtschaftlich günstigen Bedingungen
• Mitarbeit bei der Erstellung und Formulierung der Kaufverträge, EVB-IT-Verträge, ggf. Leihverträge u. ä.
• aktive Mitarbeit bei der korrekten Erstellung des Bestelltextes und Sicherung der mengen-, termin-, qualitäts- und bedarfsgerechten Versorgung, Nachhalten von Wareneingängen sowie Rechnungsprüfung gemäß Bestellung
• Weiterleitung und Überwachung von Reparatur- und Wartungsvorgängen sowie regelmäßigen Prüfungen (z. B. DGUV), Führen und Nachhalten entsprechender Excel-Dateien
• Aufbereitung der Beschaffungsunterlagen für interne und externe Püfungen
• Klärung und Abgleich von erfolgten Buchungen mit Bestellvorgängen (Sachleistungen und Reparaturen)

Zu den Aufgaben im administrativen Projektmanagement im LIFE Managementcluster gehören:

• Inventarisierung von Gegenständen und Führen der Inventarliste in Excel, Durchführung und Überwachung der Inventur
• Mitarbeit im Projektcontrolling, Führen und Pflegen von aussagekräftigen Excellisten, regelmäßig und auf spezielle Anforderungen hin

Ihr Profil

Ihr Profil

• abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich idealerweise mit medizintechnischen/ medizininformatischen Vorkenntnissen
• idealerweise Berufserfahrung als Einkäufer:in vorzugweise in der Beschaffung mit Öffentlichen Mitteln
• Verhandlungsgeschick, gute kommunikative Fähigkeiten im Austausch mit den Wissenschaftler: innen und Anbietern
• sicherer Umgang mit Standard-Software, vor allem Erfahrung im Umgang mit MS Excel, idealerweise mit dem SAP/R3 oder vergleichbarer Software in den Modulen Beschaffung und Finanzen

Das LIFE Management Cluster (LIFE-MC) der Universität Leipzig betreut Kooperations- und Folgeprojekte in den Bereichen Medizin, Public Health, Medizininformatik und Biobanking. Als eigenständige Serviceeinheit für Forschungsmanagement werden antragstellende Wissenschaftler: innen durch das erfahrene Team von Beginn der Projektbeantragung über die gesamte Laufzeit eines Drittmittelprojektes entlastet und unterstützt. Eine wichtige Rolle spielen dabei die Projekte der Medizininformatik- Initiative (MII) und des Netzwerks Universitäts Medizin (NUM) (beides BMBF) sowie Projekte mit EFRE und Landesförderung . Im Rahmen der Projektarbeit arbeitet die Universitätsmedizin Leipzig gemeinsam mit verschiedenen Standorten der Universitätsmedizin deutschlandweit. Für die Mitarbeit im Projektmanagement sucht das LIFE-MC ein:e engagierte:n Mitarbeiter:in für den Bereich Einkauf, Projektadministration und Projektcontrolling.

Alle Bewerbungen sind unter Angabe der Ausschreibungsnummer bis spätestens 31.07.2025 schriftlich einzureichen und an das Referat Personal der Medizinischen Fakultät der Universität Leipzig, Liebigstraße 27, Haus E, 04103 Leipzig, zu richten. Wir bitten darum, keine Bewerbungsmappen zu verwenden, sondern ausschließlich Kopien einzureichen, da Ihre Unterlagen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens datenschutzgerecht vernichtet werden.

Mit dem Absenden Ihrer Bewerbung willigen Sie ein, dass Ihre im Rahmen der Bewerbung bereitgestellten personenbezogenen Daten zum Zweck der Bewerbung verarbeitet werden. Die Informationen zur Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten für Bewerber finden Sie hier .

Auskünfte zum Bewerbungsverfahren erteilt Ute Bartz-Zweynert unter 0341/ 97-16720 bzw. Ute.Bartz @uni- leipzig.de .

Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung entsprechende Nachweise bei.

Die Medizinische Fakultät der Universität Leipzig gehört mit ihrer über 600jährigen Tradition zu den größten Forschungseinrichtungen der Region Leipzig. Mit über 1.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist sie die größte von insgesamt 14 Fakultäten der Universität Leipzig und dient als Ausbildungsstätte für ca. 3.500 Studierende der Human- und Zahnmedizin sowie der Pharmazie und Hebammenkunde.

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