Die Rütgers GmbH & Co. KG ist ein etabliertes Unternehmen im Bereich Kälte- und Wärmetechnik mit Hauptsitz in Mannheim. Seit vielen Jahren entwickeln und realisieren wir innovative Lösungen für Industrie, Gewerbe und private Kunden. Unser Anspruch ist es, höchste technische Qualität mit zuverlässigem Service zu verbinden. Zur Verstärkung unseres Teams in Mannheim suchen wir ab sofort eine engagierte Teamassistenz (m/w/d) für den Bereich Technische Abwicklung.

Aufgaben

Erstellung und Pflege von Dokumentationen:

• Vorbereitung und Aktualisierung technischer und organisatorischer Unterlagen
• Erstellung und Bearbeitung von Inbetriebnahmeunterlagen in enger Abstimmung mit den Projektleitern
• Erstellung und Bearbeitung von Dokumentationen in enger Abstimmung mit den Projektleitern
• Strukturierung, Archivierung und Verwaltung von technischen und kaufmännisch relevanten Projektunterlagen sowie Daten

Konformitätserklärung:

• Unterstützung bei der Erstellung von Konformitätserklärungen

Projektunterstützung:

• Enge Zusammenarbeit mit Projektleitern bei der Planung und Überwachung technischer und kaufmännischer Projektabläufe
• Nachverfolgung von Aufgaben und Projektfortschritten sowie Erstellung von Statusberichten
• Unterstützung bei der Erstellung technischer sowie projektbezogener kaufmännischer Unterlagen und Berichte

Unterstützung der Abteilungsleitung:

• Mithilfe bei der Organisation und Koordination von abteilungsbezogenen Aufgaben
• Unterstützung bei administrativen und kaufmännischen Abläufen im Projektgeschäft
• Übernahme von organisatorischen Tätigkeiten und Nachverfolgung von Projekten

Schnittstelle zum Vertriebsinnendienst (Abteilung Neuanlagen):

• Zusammenarbeit in kaufmännischen Themen mit dem Vertriebsinnendienst (Abteilung Neuanlagen)
• Urlaubs- und Krankheitsvertretung des kaufmännischen Vertriebsinnendienstes
• Übernahme von organisatorischen Tätigkeiten und Nachverfolgung von Projekten

Administrative Tätigkeiten:

• Unterstützung bei allgemeinen organisatorischen und kaufmännisch-administrativen Aufgaben
• Übernahme von Urlaubsvertretungen und Unterstützung bei hohem Arbeitsaufkommen
• Unterstützung bei der Erstellung von Social Media ContentUnterstützung bei Messen und Veranstaltungen

Qualifikation

Fachliche Qualifikationen:

• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrung im Innendienst, idealerweise mit technischem und/oder kaufmännischem Schwerpunkt
• Sicherer Umgang mit dem MS-Office-Paket (Word, Excel, PowerPoint, Outlook); Erfahrung mit technischen Tools oder CRM-Systemen von Vorteil

Persönliche Stärken:

• Strukturierte und eigenständige Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Organisationstalent
• Technisches Verständnis und schnelle Auffassungsgabe für neue Themen
• Bereitschaft, neue Dinge zu lernen und sich kontinuierlich weiterzuentwickeln
• Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie Flexibilität

Weitere Voraussetzungen:

• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse von Vorteil
• Bereitschaft zur Übernahme von Vertretungsaufgaben bei Bedarf

Benefits

• Die aktive Mitarbeit in einem innovativen, wachstumsorientierten Unternehmen mit herausfordernden und abwechslungsreichen Aufgaben mit ausgezeichneten Arbeitsbedingungen
• Attraktive Vergütung
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Moderne Arbeitsmittel, wie Laptop, Tablet & Smartphone (Wahl zwischen iPhone und Android)
• Betriebliche Krankenzusatzversicherung
• Altersvorsorge (MetallRente) mit VWL-Kostenbeteiligung
• JobRad
• Pluxee Benefits Card

Die Position ist in Teilzeit (mind. 32 Std./Woche) oder Vollzeit zu besetzen.