Mitarbeiter*in (w/m/d) für allgemeine Verwaltungsarbeiten im Sekretariat / Vorzimmer des Stadtkämmerers im Service Finanzen

Mitarbeiters/-in (w/m/d) für allgemeine Verwaltungsarbeiten im Sekretariat / Vorzimmer des Stadtkämmerers

zu besetzen.

• Persönliche Assistenz für den Stadtkämmerer
• Allgemeine Büroarbeiten / Büroorganisation des Sekretariates, Überwachung von Geschäftsvorgängen mit Fristenkontrolle
• Führung des digitalen Ablagesystems sowie des Systems für die Inventarverwaltung
• Sachbearbeitung Erstellung des internen und externen Finanzberichtes
• Sachbearbeitung Kommunaler Finanzausgleich
• Korrespondenz, Bearbeitung der Postein und Postausgänge, anfallende Bürodienste für den Fachbereich
• Vor- und Nachbereitung von Terminen, Veranstaltungen und Sitzungen
• Telefonische Servicestelle für Anfragen, Erteilen von Auskünften, Vermittlung an die Mitarbeitenden
• Zeiterfassung und -überprüfung (Gleitzeitbeauftragte*r), interne Bearbeitung und Pflege der Unterschriftbefugnisse
• Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien und -ausstattung
• Sicherheitsfachkraft für den Service Finanzen

• Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (Verwaltungslehrgang I), alternativ : abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf
• Berufliche Erfahrungen in einer Sekretariats-/Assistenztätigkeit sowie in der Büroorganisation sind erwünscht
• Teamfähigkeit, Flexibilität und Kooperationsbereitschaft
• Freundliche und verbindliche Kommunikation gegenüber den Bürgern/-innen oder deren Vertretern/-innen
• Sichere Kommunikation und eine präzise sprachliche sowie schriftliche Ausdrucksfähigkeit
• Sicherer Umgang mit MS-Office Produkten (Outlook, Word und Excel)
• Kenntnisse vom Aufbau und der Organisation der Verwaltung
• Interesse an den besonderen Aufgaben des Fachbereichs, den Willen und die Fähigkeit, sich schnell in neue Themenstellungen einzufinden
• Zuverlässige, strukturierte sowie selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Erfahrung im Umgang mit Zeiterfassungsprogrammen und Sitzungsprogrammen bzw. die Bereitschaft, sich fehlende Kenntnisse kurzfristig anzueignen

• Eine verantwortungsvolle, interessante und unbefristete Beschäftigung in einer Kommune mittlerer Größe mit etwa 750 Beschäftigten
• Ein angenehmes Arbeitsumfeld und ein betriebliches Gesundheitsmanagement mit unterschiedlichen Angeboten
• Regelmäßige Fortbildungsmaßnahmen
• Eine betriebliche Zusatzversorgung
• Bei besonderen persönlichen Leistungen ein jährliches Leistungsentgelt
• Eine flexible Arbeitszeit ohne Kernzeiten im Umfang von 39 Wochenstunden
• Eine Vergütung nach Entgeltgruppe 9 a TVöD

Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht und werden nach Maßgabe des LGG NRW in Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, bevorzugt. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sowie gleichgestellter behinderter Menschen im Sinne des § 2 SGB IX sind ebenso erwünscht.

Eine Teilzeitbeschäftigung im Rahmen von Jobsharing ist u. U. möglich. Angestrebt wird eine Vollzeitbeschäftigung.

Als Ansprechpartner - gerne auch im Vorfeld einer möglichen Bewerbung - steht Ihnen der Leiter des Service Finanzen, Herr Christian Volmerich, Telefon 02159/916-444, zur Verfügung.