Sachbearbeiter*in Digitalisierung, eAkte

Mit diesen Tätigkeiten tragen Sie maßgeblich zur erfolgreichen digitalen Weiterentwicklung unserer Stadtverwaltung bei:

• Mitarbeit bei der Einführung der elektronischen Akte – Sie wirken aktiv an der Einführung und Weiterentwicklung der elektronischen Akte mit. Dabei setzen Sie Teilprojekte in den Organisationseinheiten um – von der Weiterentwicklung und technischen Umsetzung des Aktenplans über die Konzeption, Entwicklung und Implementierung aufgabenbezogener Fallakten bis hin zur Schnittstellenentwicklung zur Anbindung von Fachverfahren. Sie führen praxisorientierte Schulungen durch und tragen so dazu bei, dass Ihre Kolleginnen und Kollegen optimal arbeiten können.
• Planen, Konzipieren und Organisieren – Sie leiten eigenständig Teilprojekte, entwickeln Lösungen und setzen diese unter Berücksichtigung der vereinbarten Roadmaps um. Dabei gestalten Sie Arbeitsprozesse einfacher, strukturierter und effizienter, sodass die digitale Aktenführung den Arbeitsalltag in den Organisationseinheiten spürbar erleichtert.
• Aufgaben im Regelbetrieb – Sie unterstützen die bereits angebundenen Organisationseinheiten, setzen Systemupdates und neue Funktionen um und sorgen für eine klare Kommunikation dieser Änderungen. Zudem pflegen und entwickeln Sie redaktionell unsere interne Kommunikationsplattform "eAkte-Portal" weiter – damit alle stets bestens informiert sind.
• Identifizieren und Abstimmen – Sie erkennen und analysieren sowohl technische als auch organisatorische Schnittmengen und Schnittstellen. In enger Zusammenarbeit mit den Teams des Fachbereiches Organisation und IT, den beteiligten Organisationseinheiten sowie externen Projektpartnern stellen Sie sicher, dass Prozesse nahtlos ineinandergreifen und Digitalisierungsprojekte erfolgreich umgesetzt werden.
• Begleiten von Veränderungsprozessen – Sie unterstützen aktiv den organisatorischen Wandel im Zuge der Einführung der elektronischen Akte. Dazu gehören die Kommunikation von Veränderungen, die Förderung der Akzeptanz bei den Mitarbeitenden sowie die Unterstützung bei der Anpassung und Optimierung von Arbeitsprozessen.

• Befähigung für die Laufbahngruppe 2, 1. Einstiegsamt des nichttechnischen Verwaltungsdienstes alternativ abgeschlossener Verwaltungslehrgang II oder
• Abgeschlossenes Bachelorstudium oder vergleichbare Qualifikation jeweils mit verwal-tungs-, rechts- oder wirtschaftswissenschaftlichem Fokus sowie stellenbezogenen Lehrinhalten; zusätzlich wird mindestens zweijährige Erfahrung im Bereich der Sachbearbeitung bei einer öffentlichen Verwaltung vorausgesetzt

Darüber hinaus bringen Sie vorzugsweise mit:

• Selbstständige, strukturierte sowie effiziente Arbeitsweise und Arbeitsorganisation
• Eigeninitiative bzw. proaktives Handeln innerhalb des eigenen Aufgabengebiets
• Zuverlässige, kooperative und teamorientierte Verhaltensweise sowie die Bereitschaft, sich in neue Themenfelder einzuarbeiten
• Gute Kommunikationsfähigkeit sowie die Fähigkeit, Veränderungsprozesse konstruktiv zu begleiten und komplexe Sachverhalte verständlich und zielgruppenorientiert zu vermitteln
• Erfahrung in der Projektarbeit, idealerweise im Umfeld der öffentlichen Verwaltung oder im Bereich Dokumentenmanagement/Digitalisierung.
• Gute Kenntnisse in der Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen sowie im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen
• Praktische Erfahrungen in der Implementierung von IT-Verfahren sowie sicherer Umgang mit dem MS-Office Produkten Word, Excel, PowerPoint und Outlook

Chancengleichheit, Diversität und die Vereinbarkeit von Familie, Freizeit und Beruf sind Bestandteile unserer Unternehmenskultur. Wir freuen uns daher auf Ihre Bewerbung, unabhängig Ihres Alters, Geschlechts, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität.

Die geforderten Voraussetzungen und Kompetenzen fließen u. a. über aktuelle qualifizierte Arbeitszeugnisse bzw. Beurteilungen in die Auswertung ein. Daher bitten wir darum, entsprechende Unterlagen bereits mit der Bewerbung einzureichen.

In Vollzeit beträgt die wöchentliche Arbeitszeit 39 Stunden bei Tarifbeschäftigung bzw. 41 Stunden im Beamtenverhältnis. Eine Teilzeitbeschäftigung ist möglich, soweit es der Dienstbetrieb zulässt.

So geht’s weiter: