Wir sind… die carpediem Personalberatung GmbH und mit mehreren hundert Mitarbeitern (m/w/d) DER bayrische Personaldienstleister. Mit Herz und Leidenschaft befriedigen wir an vier Standorten in Bayern Ihre Bedürfnisse im Bereich des Personalmanagements. Mit über 100-jähriger Erfahrung im Management bedienen wir sämtliche Branchen, u.a. Automotive, Maschinenbau, IT, Gesundheits- und Sozialwesen. Unsere Mitarbeiter (m/w/d) sind im gewerblichen und kaufmännischen Bereich, sowie in diversen Fachbereichen der Industrie tätig. Über die klassische Arbeitnehmerüberlassung hinaus, stehen wir Ihnen auch gerne bei Vakanzen im Bereich der Personalvermittlung, als auch bei der Implementierung von Individuallösungen zur Seite. Wir stehen für Professionalität, Qualität, Beständigkeit, Leidenschaft, Verlässlichkeit und Menschlichkeit in der Personaldienstleistungsbranche.

Für ein international agierendes Unternehmen sind wir auf der Suche nach eine/-n

Assistenz der Geschäftsführung & Office Koordination (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

• Als zentrale Schnittstelle für das Team und die Geschäftsführung sorgen Sie dafür, dass Abläufe reibungslos organisiert und Projekte effizient begleitet werden:
• Unterstützung der Geschäftsführung: Übernahme von Sonderaufgaben, Vertretung der GF-Assistenz und aktive Mitgestaltung interner Prozesse.
• Organisation und Koordination: Planung und Vorbereitung von Meetings, Workshops und Konferenzen sowie Nachverfolgung von Projekten und Aufgaben.
• Reise- und Terminmanagement: Eigenständige Planung von Geschäftsreisen inklusive Hotel-, Mietwagen- und Flugbuchungen sowie Verwaltung von Dienstreiseanträgen und Reisekostenabrechnungen.
• Kommunikation und Korrespondenz: Erstellung, Prüfung und Versand von geschäftlicher Korrespondenz; Ansprechpartner*in für interne und externe Partner.
• Post- und Dokumentenmanagement: Sichtung, Verteilung und Archivierung der Eingangspost sowie Unterstützung bei administrativen Aufgaben.

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kaufmann/-frau für Bürokommunikation) oder vergleichbare Qualifikation.
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise mit Erfahrung in der Unterstützung der Geschäftsführung.
• Sicherer Umgang mit MS Office; SAP-Kenntnisse von Vorteil.
• Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Eigenverantwortliche, strukturierte und proaktive Arbeitsweise.
• Hohe Diskretion, Loyalität und Zuverlässigkeit.

Wir bieten:

• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• Work Live Balance
• Bis zu 30 Tage Urlaub
• Zuschuss zu öffentlichen Verkehrsmitteln
• Abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeiten nach strukturierter Einarbeitung in kollegialen und hoch motivierten Teams
• Zukunftssicherer, attraktiver und moderner Arbeitsplatz mit sehr guter öffentlicher Anbindung

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und darauf, Sie vielleicht schon bald in unserem Team willkommen zu heißen.

federmann@carpediem-online.de

Sollten Sie für diese Position nicht die richtige Gelegenheit finden, unterstützen wir Sie gerne bei der Suche nach Ihrer nächsten Festanstellung – wir begleiten Sie auf Ihrem weiteren Karriereweg.

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.