Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungs­organisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 85 Instituten und Forschungs­stellen im In- und Ausland Grundlagen­forschung auf natur- und geistes­wissenschaftlichen Gebieten und ist damit eine der international führenden Forschungs­einrichtungen mit zahlreichen Nobelpreisträger*innen in ihren Reihen.

Werden Sie Teil von Deutschlands renommiertester Forschungs­organisation

Die Generalverwaltung der MPG sucht für ihre Abteilung Forschungsbau und Infrastruktur zum nächstmöglichen Zeitpunkt für 39 Stunden pro Woche zwei

Teamassistenzen Bauabteilung

Kennziffer 10/26

Die Abteilung Forschungsbau und Infrastruktur übernimmt die fachkundige Bauherrenvertretung der Max-Planck-Gesellschaft. Wir beraten die Institute in grundsätzlichen Bau- und Liegenschafts­angelegenheiten und legen das auf die jeweilige Bauaufgabe abgestimmte Vorgehen in der Planungsphase fest. Zur Unterstützung unserer Referate im Bereich Baubetreuung als auch im Referat Technik suchen wir zwei zuverlässige und motivierte Teamassistenzen.

Ihre Aufgaben werden sein

• Postbearbeitung und ‑verteilung
  
• Allgemeiner Telefondienst sowie Bearbeitung zentral eingehender E‑Mails
  
• Digitale Ablage und Aktenführung im Dokumenten­management­system
  
• Erstellung und Bearbeitung von Schreibarbeiten (Individual- und Serienbriefe, Vermerke, Korrekturlesen)
  
• Protokollführung bei Besprechungen
  
• Organisation und Koordination von Besprechungen inklusive Bewirtungs­management
  
• Terminplanung und ‑koordination für Mitarbeitende (Outlook), auch bei Abwesenheiten
  
• Raumreservierungs- und Raumbelegungs­management für Besprechungen und Arbeitsplätze
  
• Pflege der zentralen Adressdatenbank der Bauabteilung (Outlook)
  
• Planung und Buchung von Dienstreisen unter Berücksichtigung des Bundes­reisekosten­gesetzes (BRKG) mit Nutzung der MPG-Online-Buchungs­maschine (Cytric) zur sicheren und kosten­effizienten Reiseabwicklung
  
• Erfassung, Dokumentation und Abrechnung von Reisekosten gemäß den gesetzlichen Vorgaben des BRKG
  
• Bürgschaftsmanagement und Datenpflege in Excel
  
• Urlaubsvertretung für andere Sekretariate der Abteilung

Was Sie mitbringen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise als Kaufmann*frau für Büromanagement, oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit
  
• Erfahrung im Umgang mit KI‑Anwendungen oder die Bereitschaft, sich in entsprechende Systeme einzuarbeiten
  
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
  
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
  
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen sowie ein effizientes Zeitmanagement mit hoher Priorisierungs­fähigkeit
  
• Hohe Team- und Kommunikations­kompetenz
  
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  

Das bieten wir Ihnen

Im Rahmen eines unbefristeten Arbeitsverhältnisses bieten wir Ihnen je nach Qualifikation und Berufserfahrung eine Bezahlung bis Entgeltgruppe 9a TVöD (Bund) sowie verschiedene Sozialleistungen. Unverbindliche Informationen zum Gehalt finden Sie in der Entgelt­tabelle des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund). Ihr Arbeitsplatz liegt in der Stadtmitte Münchens und ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen. In der Nähe des Dienstgebäudes sind Betreuungs­möglichkeiten für Kinder im Alter von 6 Monaten bis 3 Jahren vorhanden.

Was Sie von uns erwarten können

• Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeit­modelle
  
• Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungs­maßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheits­förderung sowie eine betriebliche Altersvorsorge
  
• Wir bieten vergünstigte Jobtickets zur Nutzung des öffentlichen Personen­nahverkehrs
  
• Daneben werden die üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (Bund) gewährt
  
• Wir bieten die Möglichkeit des mobilen Arbeiten
  

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechter­gerechtigkeit und Vielfalt. Wir freuen uns über Bewerber*innen jeglichen Hintergrunds.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Online-Bewerbung (Kennziffer 10/26), einschließlich eines persönlich verfassten Anschreibens.

Bewerbungsfrist: 8. März 2026

Jetzt bewerben

MAX-PLANCK-GESELLSCHAFT
zur Förderung der Wissenschaften e. V.
Generalverwaltung München
Abteilung Personal und Personalrecht

www.mpg.de