Wir suchen SIE zur Unterstützung bei unserem Kunden im Pharmabereich! SIE sind bei unserem Kunden als Team Administrative Assistant m/w/d für den reibungslosen u. effizienten Betrieb der Abteilung verantwortlich, indem er die administrativen Aufgaben organisiert u. durchführt, das Personal unterstützt u. die administrativen Aufgaben für die Abteilung aufrechterhält.

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung bei der Planung, Koordination u. Durchführung von Präsenz-Meetings, hybriden Meetings u. Ad-hoc-Meetings
• Bieten Sie Unterstützung für Abteilungsdateien u. SharePoint, um sicherzustellen, dass die Inhalte organisiert u. aktuell sind.
• Verwalten Sie den administrativen Teil des On- u. Offboardings von neuen internen u. externen Kollegen u. Auftragnehmern innerhalb der Abteilung
• Zentraler Ansprechpartner für BANF/Einkaufsverarbeitung, Rechnungsverwaltung u. Periodenmanagement
• Enge u. bereichsübergreifende Zusammenarbeit mit Kollegen aus verschiedenen Abteilungen als Schnittstellenfunktion zur Verschlankung von Aufgaben u. Prozessen
• Unterstützung der Führung in der internen u. externen Kommunikation u. damit verbundenen Aufgaben
• Allgemeine administrative Aufgaben u. organisatorische Unterstützung (z. B. Protokollierung von Besprechungen, Kalenderverwaltung, Buchung von Besprechungsräumen, Unfallmeldung, Erstellung von IT-Tickets, etc.)
• Abwesenheits- u. Zeit Sachbearbeiter

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder gleichwertige Qualifikation
• Einschlägige Berufserfahrung in der Pharmaindustrie oder einer anderen Branche wünschenswert
• Erfahrung mit funktionsübergreifender Zusammenarbeit u. der Arbeit mit internationalen Teams in einer Matrixumgebung
• Fähigkeit, komplexe Sachverhalte mit einem kontinuierlichen Fokus auf Verbesserung zu verstehen
• Fähigkeit zum Multitasking, zur Verwaltung komplexer Arbeiten und Zeitpläne sowie zur Anpassungsfähigkeit u. Flexibilität, um sich ändernde Fristen basierend auf den Geschäftsanforderungen einzuhalten
• Sehr gut in mündlicher u. schriftlicher englischer Kommunikation
• Gute Kenntnisse MS-Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint)
• Kenntnisse im SAP-System wünschenswert

Wir bieten:

• unbefristeten Arbeitsvertrag
• übertariflicher Bezahlung, Sonderzahlungen
• Vollzeit 37,5 Std./Woche
• Remotemöglichkeit: während der Einarbeitung 5 Tage/Woche on site; anschließend min. 3 Tage on site (nach Absprache)

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.