Aufgaben
Sie sind die Organisationsexpert:in, die für einen reibungslosen Ablauf der Projekte sorgt. Als zentrale Anlaufstelle bündeln Sie alle administrativen Aufgaben und entlasten die Projektleitung durch Ihre strukturierte Arbeitsweise.

• Sie unterstützen die Projektleitung und das Baustellenteam im Tagesgeschäft und halten Aufgaben, Zuarbeiten und Rückläufe konsequent nach.
• Sie übernehmen das Office Management: Termin- und Reiseorganisation, Telefon, Post, Ablage, Bestellungen sowie die gesamte Büroorganisation.
• Sie steuern die interne und externe Korrespondenz (E-Mail, Schriftverkehr, Protokolle) sicher und professionell mit Office 365.
• Sie führen, pflegen und aktualisieren die digitalen Projektakten strukturiert und revisionssicher – damit Informationen jederzeit auffindbar sind.
• Sie erstellen Präsentationen in PowerPoint und bereiten Excel-Dateien auswertbar auf (Listen, Übersichten, Reportings).
• Sie organisieren und koordinieren Besprechungen, Videokonferenzen und Veranstaltungen – inklusive Agenda, Einladungsmanagement, Unterlagen und Nachbereitung.
• Sie bearbeiten projekt- und sachbezogene Sonderaufgaben zuverlässig und behalten auch bei ad-hoc Themen den Überblick.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau:mann für Büromanagement, Büroorganisation oder als Sekretär:in – alternativ ein gleichwertiger Abschluss
• Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position von Vorteil
• Hohe Flexibilität und die Fähigkeit, sich schnell auf wechselnde Situationen und unterschiedliche Ansprechpartner:innen einzustellen
• Sicherer Umgang mit den gängigen Office-365-Programmen (insbesondere Outlook, Teams, Excel, PowerPoint)
• Selbständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit ausgeprägtem Organisationstalent
• Kommunikationsstärke und soziale Kompetenz im Umgang mit Kolleg:innen, Kund:innen und Projektbeteiligten
• Teamgeist, Einsatzbereitschaft sowie eine engagierte, verantwortungsbewusste Arbeitsweise