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Münster, 17.02.2026 Referenz # 7620

Assistenz * / Sekretariat Standort Münster

* Du und dein Potenzial sind bei uns willkommen, unabhängig von geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, Behinderung, Alter, ethnischer oder sozialer Herkunft und religiöser Weltanschauung!

In deiner Rolle als Assistenz * am Standort Münster bist du das organisatorische Herzstück der Geschäftsstelle und zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Führungskräfte und Besucher*innen. Gleichzeitig unterstützt du im Application Management Service (AMS) unser achtköpfiges Führungsteam und sorgst mit Struktur, Verlässlichkeit und Organisationsstärke für einen reibungslosen Ablauf im operativen und organisatorischen Tagesgeschäft.

Das erwartet dich 

• Als zentrale Ansprechperson am Standort Münster bist du das erste Gesicht der Geschäftsstelle und empfängst Kolleg*innen, Kunden, Lieferanten sowie Besucher*innen
• Du koordinierst Raumbuchungen und sorgst für die organisatorische und technische Vorbereitung von Meetings vor Ort
• Du sorgst dafür, dass der Standort stets optimal mit Verbrauchsmaterialien und Ausstattung versorgt ist und übernimmst die Bestellung sowie die Bestandskontrolle
• Daneben unterstützt du den Geschäftsstellenverantwortlichen zuverlässig bei allen organisatorischen und administrativen Standortthemen
• Gemeinsam mit zwei erfahrenen Kolleginnen entlastest du das Führungsteam (Unit- und Bereichsleitung) und stellst sicher, dass das operative und organisatorische Tagesgeschäft strukturiert abläuft
• Du kümmerst dich unter anderem um IT-Bestellungen (z. B. für neue Mitarbeitende), prüfst Rechnungen und koordinierst Termine wie Bewerbungsgespräche
• Darüber hinaus organisierst du interne Meetings und Veranstaltungen, z. B. fachliche Weiterbildungen, Workshops und Teamevents
  

Das bringst du mit

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrungen im Sekretariats-/ und Assistenzbereich
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere PowerPoint, Excel, Word, sowie Interesse an Tools wie Microsoft Teams und SharePoint oder SAP Analytics Cloud
• Belastbarkeit in stressigen Situationen sowie Kommunikationsstärke für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
• Flexibilität und Eigeninitiative, z. B. bei der Übernahme von Sonderaufgaben
• Interesse daran, dich in neue Themen und Prozesse einzuarbeiten, sowohl um dich fachlich zu spezialisieren als auch um dein Wissen in angrenzenden Bereichen zu erweitern 

Das bieten wir dir 

• Eine erfahrene Kollegin begleitet dich während deiner Einarbeitung und steht dir als persönliche Ansprechpartnerin zur Seite
• Gleitzeitkonto (40 Std./Woche) mit Überstundenausgleich + 30 Tage Urlaub
• Befristung auf zwei Jahre mit Chance auf Entfristung
• Top Equipment, z. B. HP Elite Tablet oder Notebooks oder MacBook, Jabra Headsets, iPhone auch zur privaten Nutzung, Stehschreibtisch 
• Eine Arbeitsumgebung, mit Kreativräumen, Co-Working Spaces sowie innovativer Collaboration-Hardware und -Software, die optimale Bedingungen für produktives Arbeiten im Büro bietet
• Vielfältige Weiterbildungsangebote, z. B. ITIL Foundation Zertifizierungen sowie persönliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten mit gleichwertiger Förderung von Fach- und Führungskarriere und transparenten Kompetenzprofilen
• Teambuilding-Maßnahmen wie zum Beispiel verschiedene Events (virtuell oder vor Ort am Standort Münster oder Oldenburg) mit deinen Kolleg*innen  
• Duz-Kultur auf allen Ebenen, Social Intranet und diverse Austauschformate, z. B. Impulsvortragsreihe von und für Mitarbeitende 
• Für dein Wohlbefinden: Hansefit,  fondsgebundenes arbeitgeberfinanziertes Altersvorsorgemodell, kostenfreie externe Sozial- und Gesundheitsberatung, (E-)Bike Leasing

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