Office Manager (w/m/d)

Arbeitsort: Norderstedt, Deutschland

Vertrag: Vollzeit / befristet

Sprachen: Deutsch (mindestens C1), Englisch (mindestens B2)

Serrala ist der weltweit führende Anbieter für die Automatisierung von Finanzprozessen. Seit über 40 Jahren treiben wir mit unserer preisgekrönten Lösungsportfolio von Finanzautomatisierungslösungen die Digitalisierung im Finanzbereich und die Weiterentwicklung des CFO-Teams voran.

Unsere Lösungen optimieren alle Prozesse rund um das Working Capital – von Order to Cash, über Procure to Pay bis hin zu Cashflow-Management und Treasury – sowohl in der Cloud als auch in SAP-Umgebungen.

Mit über 2.800 Kunden weltweit genießt unsere KI-gestützte Finanzlösungsplattform das Vertrauen einer vielfältigen, globalen Community – unterstützt durch unsere mehr als 10 Standorte in Europa, Nordamerika und Indien.

Gestalte mit uns die Zukunft der Finanzautomatisierung!

Über die Rolle:

Als Office Manager/in (m/w/d) bist Du das Aushängeschild unseres Unternehmens – der erste Eindruck, den Besucher*innen und Mitarbeitende gewinnen. Du sorgst für einen professionellen, freundlichen und reibungslosen Ablauf am Empfang und trägst mit Deiner positiven Ausstrahlung maßgeblich zu einer angenehmen und einladenden Atmosphäre bei.

Deine täglichen Aufgaben:

• Am Empfang sorgst Du dafür, dass sich Besucher innen und Mitarbeitende willkommen fühlen und jederzeit ein professioneller Eindruck entsteht.
  Du begrüßt Gäste persönlich, leitest sie an die zuständigen Ansprechpartner innen weiter und stellst einen reibungslosen Informationsfluss sicher.
• Postsendungen und Pakete nimmst Du entgegen, bearbeitest sie zuverlässig und organisierst den Versand aus der Verwaltung.
• An der Telefonzentrale beantwortest Du Anfragen freundlich und kompetent und sorgst dafür, dass Gespräche schnell an die richtigen Stellen weitergeleitet werden.
• Zudem verwaltest Du die Info-Postfächer und übernimmst allgemeine administrative Aufgaben rund um den Empfang.
• Bei Fragen oder Anliegen unserer Mitarbeitenden stehst Du als hilfsbereite und lösungsorientierte Ansprechperson zur Verfügung.
• Du achtest darauf, dass das Büro jederzeit ordentlich und aufgeräumt ist und die Mitarbeitenden stets mit allem Notwendigen versorgt sind (z. B. Getränke, Obst, Büromaterialien). Dabei trägst Du die Verantwortung für das Bestellwesen, die Koordination unserer Dienstleister und die Ausstattung des Büros.
• Ebenso stellst Du sicher, dass unsere Meetingräume jederzeit gepflegt, einsatzbereit und vollständig ausgestattet sind (z. B. Stifte, Flipcharts, Technik).
• Darüber hinaus übernimmst Du die Verantwortung für das Catering bei internen Veranstaltungen und Meetings, koordinierst externe Anbieter, kümmerst Dich um Bestellungen und sorgst dafür, dass alles pünktlich und reibungslos bereitsteht.

Was dich in dieser Rolle auszeichnet:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung , z. B. als Kauffrau mann für Büromanagement, Hotelkauffrau mann, Hotelfachfrau*mann oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Der freundliche und professionelle Umgang mit Menschen liegt Dir im Blut – auch in hektischen Momenten behältst Du einen kühlen Kopf.
• Ein gepflegtes Erscheinungsbild und ein souveränes Auftreten sind für Dich selbstverständlich. Zudem überzeugst Du mit Organisationstalent, Diskretion und ausgeprägter Kommunikationsstärke.
• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und besitzt ein gutes Gespür für Prioritäten.
• Mit den gängigen Microsoft‑Office‑Programmen sowie EDV‑gestützten Systemen gehst Du sicher um und nutzt sie effizient im Arbeitsalltag.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens C1) sowie gute Englischkenntnisse (mindestens B2).

Darum wirst du es bei uns lieben

Tauche ein in ein dynamisches, agiles Arbeitsumfeld, in dem kontinuierliches Lernen von der Führung gefördert wird und Innovation in der Finanzautomatisierung durch modernste Technologien, KI-Integration und den strategischen Umstieg auf SAP vorangetrieben wird. Wir arbeiten mit den Besten zusammen, um stets einen Schritt voraus zu sein – damit auch du es sein kannst.

Im Kern sind wir Zuverlässig , Leidenschaftlich , Ermächtigend und Unternehmerisch – engagiert für langfristige Beziehungen mit Kunden und Mitarbeitenden, mutige Innovationen und dein persönliches Wachstum auf jedem Schritt deines Weges.

EEO-Erklärung

Wir sind stolz darauf, ein Arbeitsplatz mit Chancengleichheit zu sein. Wir feiern und fördern Vielfalt, indem wir gleiche Beschäftigungsmöglichkeiten unabhängig von ethnischer Herkunft, Glauben, Hautfarbe, Religion, Alter, Geschlecht, nationaler Herkunft, Behinderung oder Beeinträchtigung, genetischer Veranlagung, Veteranenstatus, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, Vorstrafen oder anderen durch Bundes-, Landes- oder Kommunalgesetze geschützten Merkmalen bieten.

An alle Personalagenturen

Serrala nimmt keine Bewerbungen an, die von Personaldienstleistern eingereicht werden. Bitte senden Sie keine Lebensläufe an unsere Job-E-Mail-Adresse, an Serrala-Mitarbeiter oder sonstige Kanäle des Unternehmens. Serrala übernimmt keine Verantwortung für Kosten, die im Zusammenhang mit unaufgefordert eingereichten Lebensläufen entstehen.